新ユーザ エクスペリエンス: 新しい会計モジュールを使用した会計計画の管理

ccppmop158
リタは会計マネージャです。 予算策定、キャッシュ フローの予測、および投資と資金調達方法の決定が主な責務です。 リタは、プロジェクトの予測コストを把握し、財務上のリスクを最小化したいと考えています。 プロジェクトの会計面を分析するために、彼女は
Clarity PPM
の汎用グリッドに基づいたプロジェクトの新しい会計モジュールを使用できます。 Rita は汎用グリッド機能を使用して、以下のようなアクションを実行できます。
  • グリッドをカスタマイズし、ビューを保存します。 保存されたビューは、さまざまな投資タイプの会計モジュール間で共有されます。
  • ビジネス要件に基づいてグリッド内のデータをフィルタします。
  • メニュー オプションを使用して、コスト計画と予算計画に対する迅速なアクションを実行します。
  • 適用可能な場合に、[グループ化基準]オプションを使用して、集約された小計を含む関連行のビューを抽出します。
  • 列パネルを使用して、レイアウト上の属性を表示または非表示にします。
  • さまざまなコスト計画、コスト計画の詳細、予算計画、および予算計画の詳細をグリッド内のデータと共に CSV ファイルにエクスポートします。
  • コスト計画および予算計画に関連付けられたデータをグリッド内で直接編集するか、詳細レイアウトを使用して編集します。
01_Create Cost Plan.jpg
また、リタは以下の目標も達成できます。
  • [計画リスト]ページですべての会計コスト計画を表示します。
  • コスト計画を作成、編集、および分析します。
  • 準備が整ったら、基準計画を指定して承認を受けるために送信できます。 (コスト計画が承認されると、プロジェクトの予算計画となります。)
  • プロジェクトの進捗に応じてコスト計画を調整し、新しいコスト計画を作成して既存の予算との統合または置き換えを行います。
このセクションには、会計マネージャが
新ユーザ エクスペリエンス
を使用してさまざまなタスクを実行するのに役立つ以下のトピックが含まれています。
3
前提条件
この機能を実装する前に、以下の設定の詳細が管理者によって実装されていることを確認してください。
  • プロジェクトが[プロジェクト]グリッド ビューのブループリントと関連付けられていることを確認します。 そのためには、列ピッカーから[ブループリント]列を追加し、プロジェクトに関連付けるブループリントを選択します。
  • 管理者は、ユーザがプロジェクトを開くときに[会計計画](古い会計)または[会計](新しい会計)モジュールが表示されるかどうかを決定できます。 新しいプロジェクトの会計モジュールは、標準ブループリントの既定レイアウトに追加できます。 詳細については、「プロジェクトのブループリントの設定」を参照してください。
    01_Create Cost Plan.jpg
  • プロジェクトが会計的に有効化されており、アクティブな会計期間を持つエンティティがクラシック PPM のプロジェクトに関連付けられていることを確認します。 詳細については、「クラシック Clarity PPM の会計管理」を参照してください。 これを行うには、列ピッカーから[部門]を選択し、部門の値を指定して、プロジェクトを部門に関連付けます。
  • 以下の 1 つ以上のアクセス権があることを確認します。
    • プロジェクト - 編集
    • プロジェクト管理 - ナビゲート
    • プロジェクト - ナビゲート
    • プロジェクト - コスト計画 - すべて表示
    • プロジェクト - コスト計画 - 編集 - すべて
    • プロジェクト - 予算計画 - すべて表示
    • プロジェクト - 予算計画 - すべて編集
    • プロジェクト - 予算計画 - すべて承認
    • プロジェクト - 予算計画 - Reject All (すべて拒否)
    • プロジェクト - 利益計画 - すべて表示
    • プロジェクト - 利益計画 - すべて編集
    • プロジェクト - 利益計画 - すべて承認
コスト計画およびコスト計画の詳細の操作
コスト計画およびコスト計画の詳細は、以下のようにして操作できます。
コスト計画を作成します
プロジェクトの複数の原価計画を登録することができます。 ただし、POR (plan of record、基準計画)として設定できるコスト計画は
1 つ
だけです。 既定では、最初のコスト計画がプロジェクトの基準計画として設定されます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。
    コスト計画および予算計画のサブページが表示されます。 プロジェクトの既存のコスト計画を表示するには、
    [コスト計画]
    をクリックし、グリッド レイアウトにリストを表示します。
  2. プラス(
    +
    )アイコンをクリックします。 計画リスト グリッドに新しい行が表示されます。
  3. [計画名]
    [計画 ID]
    [期間のタイプ]
    [開始期間]
    [終了期間]
    、[グループ化属性]、列ピッカーで利用可能なその他のフィールドなど、必要なフィールドに入力します。
    [計画 ID]
    フィールドは、クラシック
    Clarity PPM
    でコスト計画オブジェクトの自動ナンバリングがオフの場合にのみ表示されます。
コスト計画の詳細の編集
プロジェクトの見積りが変更されている場合は、[詳細]パネルから関連するコスト計画の詳細を編集および更新できます。 または、グリッド内の行を編集して、コスト計画の詳細の行項目の詳細を更新します。 計画の詳細のセルをダブルクリックして、計画コストの値を編集します。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 コスト計画および予算計画のサブページが表示されます。
  2. グリッド レイアウトに表示されるリストからコスト計画を開きます。 [コスト計画の詳細]ページが表示されます。
  3. セルをダブルクリックし、必要に応じて各属性のコストを編集します。 [コスト計画の詳細]ページで合計コストが更新され、コスト計画に表示されます。
  4. [コスト計画リスト]の[配置からの自動入力]オプションを選択した場合、関連するコストは事前設定された値に基づいて自動入力されます。 関連プロジェクトには、配置からの入力が可能なスタッフ メンバ(リソース、ロール、またはチーム)が少なくとも 1 人必要です。
  5. [コスト計画リスト]の[割り当てからの自動入力]オプションを選択した場合、関連するコストは事前設定された値に基づいて自動入力されます。 関連プロジェクトには、割り当てからの入力を可能にするために、少なくとも 1 つのタスクが割り当てられている必要があります。
基準計画の設定
基準計画(POR)とは、プロジェクトの予算計画として使用することを意図したコスト計画です。 カスタム投資に対して複数のコスト計画を定義している場合、既定では、最初のコスト計画が基準計画(POR)として設定されます。 その他のコスト計画をプロジェクトの基準計画として設定できます。 [計画の詳細]ページで、基準計画のイメージが上部の計画名の隣に表示されます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 コスト計画および予算計画のサブページが表示されます。
  2. グリッド レイアウトに表示されるリストからコスト計画を開きます。
  3. [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [基準計画として設定]
    を選択します。 選択したコスト計画が、カスタム投資の基準計画となります。
コスト計画をコピーする
既存の原価計画のコピーから原価計画を登録することができます。 たとえば、原価計画をコピーし、その一部を編集し、残りを削除することができます。 コピーされたプランには、ソースプランと同じグルーピング属性、通貨、およびその他の詳細が含まれます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 コスト計画および予算計画のサブページが表示されます。
  2. グリッド レイアウトに表示されるリストからコスト計画を開きます。
  3. [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [コピー]
    を選択します。
  4. [計画名]
    [計画 ID]
    [計画書の説明]
    [期間のタイプ]
    [開始期間]
    [終了期間]
    [利益計画]
    、および
    [規模の増減(%)]
    などの必須フィールドに入力します。
    ここで、[規模の増減(%)]では、コピーされた計画でドルの値をスケール(増加または減少)する割合(%)を定義します。
    例:
    ソース計画の元の値から 75 パーセント増加するには、「75 %」と入力します。
    既定値:
    0%。 値の変化はありません。
  5. [計画 ID]
    フィールドは、クラシック
    Clarity PPM
    でコスト計画オブジェクトの自動ナンバリングがオフの場合にのみ表示されます。
  6. [作成]
    をクリックします。
    あなたや他のユーザーが表示または編集できるように、コピーされた原価計画が表示されます。
コスト計画を削除するには、以下の手順に従います。
不要になったコスト計画の削除と同様の手順を実行できます。 プロジェクトに使用可能な唯一の原価計画であれば、計画を削除することができます。 それ以外の場合、現在の POR を削除する前に別のコスト計画を POR にします。
グループ化属性
グループ化属性内の各タイプに資金がどのように割り当てられているかを分析するには、使用可能な属性でコスト計画データをグループ化します。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 コスト計画および予算計画のサブページが表示されます。
  2. グリッド レイアウトに表示されるリストからコスト計画を開きます。
  3. コスト計画のグループ化属性を指定します。 または、[詳細]パネルからグループ化属性を指定することもできます。 属性はフィルタからも表示できます。 コスト計画で指定したグループ化属性は、[コスト計画の詳細]ページの[属性](列)として表示されます。 属性を使用すると、特定の属性のコストをグループ化および集計できます。
会話を使用した[コスト計画]および[コスト計画の詳細]ページからのコラボレーション
[会話]パネルを使用して、プロジェクトについてチームと調整できます。 チーム メンバとマネージャは、会話内で別のチーム メンバに返信およびメンションすることができます。 会話属性はグリッド ビューで使用でき、特定のコスト計画またはコスト計画の詳細に関連付けられた会話があることをチェック マークで示します。 [詳細]フライアウトの[詳細]パネルを使用してのみコミュニケーションできます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 コスト計画および予算計画のサブページが表示されます。
  2. グリッド レイアウトに表示されるリストからコスト計画を開きます。 [詳細]タブが表示されます。
  3. [詳細]タブをクリックし、会話を開始します。
    @
    を使用して、特定のチーム メンバを検索できます。 受信者は通知を受信します。
行の追加/削除
[コスト計画リスト]および[コスト計画の詳細]に行を追加できます。
以下の手順に従います。
  1. プラス(
    +
    )アイコンの
    [行の追加]
    をクリックするか、行を右クリックして
    [下に行を挿入]
    を選択します。
  2. ルックアップメニューに入力またはこのメニューを使用して、新しい項目のグループ化属性を指定します。
グリッド内の行を削除するには、その行のセルを右クリックし、
[行の削除]
をクリックします。
予算計画での作業
コスト計画は、承認されると、プロジェクトの予算計画となります。 コスト計画の提出の開始日と終了日を変更すると、コスト計画の一部分を承認を受けるために提出できます。 新しい開始日と終了日の間の部分のみが承認用に提出されます。 コスト計画が承認されると、新しいバージョン番号を持つ予算になります。 以前の予算が存在する場合は、上書きはされず、表示させることはできますが、編集はできません。
コスト計画を予算計画として提出する場合、以下のルールに注意する必要があります。
  • 予算計画が存在する場合、提出されたコスト計画には、既存の予算計画データと提出されたコスト計画データを結合するために同じグループ化属性が含まれる必要があります。 グループ化属性が同じでない場合は、既存の予算計画を置換するか、または提出を取り消します。
  • 予算計画は、一度に 1 つのみ提出または承認できます。
  • 提出した予算が承認されると、予算計画は POR になります。
  • 提出済みの予算は編集できますが、承認済みまたは拒否済みの予算は編集できません。
  • 承認済み予算が存在する場合、提出済みコスト計画データを承認済み予算と結合することも、提出済みコスト計画データで承認済み予算を置換することもできます。
コスト計画を予算計画として提出
新しい承認済み予算を作成する場合、またはコスト計画の更新後に予算を更新する場合には、コスト計画を予算計画として提出します。 コスト計画は、承認用に提出する前に、POR として指定する必要があります。 承認済み予算計画が存在する場合に、コスト計画を新しい POR として作成または更新するには、POR を提出して承認済み予算計画と結合するか、予算計画を置換します。
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 既定で、基準計画として指定されたコスト計画が表示されます。
  3. [⋮ Actions (⋮ アクション)]
    メニューをクリックし、
    [承認要求]
    を選択します。
    予算計画を提出するには、
    [計画リスト]
    をクリックして、POR に関連付けられた
    [⋮ アクション]
    メニューを選択します。
  4. 以下のフィールドに入力します。
    • 計画名
      予算計画の名前を入力します。
    • 計画 ID
      予算計画の一意の ID を定義します。
    • 計画の概要
      予算計画の簡単な説明を入力します。
    • 期間タイプ
      (編集不可)
      コスト計画に関連付けられている期間タイプが表示されます。
    • 開始期間
      予算計画の開始期間が表示されます。 コスト計画の全体ではなく一部を予算用に提出するには、別の開始期間を選択します。
    • 終了期間
      予算計画の終了期間が表示されます。 コスト計画の全体ではなく一部を予算用に提出するには、別の終了期間を選択します。
    • 利益計画
      利益計画を予算計画に関連付けます。 利益計画をコスト計画に関連付けている場合は、同じ利益計画が予算計画に添付されます。
    • 提出オプション
      • 置換
        : 新規の予算計画を作成している場合にデフォルトで選択されます。
      • マージ
        : 予算計画を修正する場合に使用できます。 既存の予算計画に変更内容をマージすることができます。
  5. 承認を得るためにコスト計画を提出します。
提出済み予算計画の承認または拒否
以下の手順に従います。
  1. [プロジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクトを開いて
    [会計]
    をクリックします。 デフォルトでは、POR が表示されます。
  3. [計画リスト]
    をクリックし、
    [予算]
    をクリックして、予算のリストをレビューします。
  4. 編集対象の予算を識別するための予算名または
    計画 ID
    検索
    バーに入力します。
  5. 予算を承認または拒否するには、
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [予算の承認]
    または
    [予算を拒否]
    を選択します。
  6. 予算を編集するには、それをクリックします。
    予算が表示されます。
  7. 予算に行を追加するか、予算から行を削除します。
  8. [予算]
    列の金額を編集します。
  9. 変更が完了した後、
    [⋮ アクション]
    メニューをクリックし、
    [予算の承認]
    を選択して予算を承認します。
  10. 予算を拒否するには、
    [予算を拒否]
    オプションを選択します。
予算計画の変更
  • 組み合わせがすでに存在する
    : 「
    組み合わせはすでに存在します
    」エラー メッセージが表示された場合、以前のエントリと同じグループ化属性で予算計画に新しい行を追加したことを意味します。 この場合、不要な行を削除できます。
  • 承認済み計画は編集不可
    : コスト計画を承認用に提出した後、そのコスト計画は提出済みの予算計画になります。 提出済み予算計画は編集できますが、予算計画は承認されると編集できなくなります。
予算リビジョンの作成
承認済みコスト計画は、プロジェクトの予算計画になります。 プロジェクトは動的で継続して変化するため、予算のさまざまな部分の修正や、予算の完全な置換を行うことができます。 承認済みの予算計画には、以下に示す 2 種類の修正を加えることができます。
予算計画リビジョンの結合
  • 新しい細目が含まれるコスト計画を提出し、変更を既存の予算計画に結合します。
  • 提出の開始日と終了日を変更することでコスト計画の一部分を提出するか、または特定の期間のフィールド値を更新します。 変更された期間の値のみを提出し、それを予算と結合することができます。
予算計画リビジョンの置換
  • 削除された細目を含むコスト計画を提出して予算を置換することで、予算計画からそれらの細目を削除します。
  • 異なるグループ化属性または期間タイプを使用してコスト計画を作成し、予算を置換します。
両方のリビジョン タイプとも承認履歴を提供します。 ただし、置換機能を使用すれば、必要でなくなった細目を削除し、かつグループ化属性および会計期間を修正することができます。
既存の予算を修正するコスト計画を提出する場合は、[提出オプション]プルダウン リストを使用して結合を実行するか置換を実行するかを指定します。 このフィールドは、少なくとも 1 つの承認済み予算が存在する場合にのみ表示されます。 新しいコスト計画の構造が既存の予算の構造と異なる場合、オプションは[置換]のみとなります。
コスト計画は、承認されると、修正済み予算計画となり新しいバージョン番号が付けられます。 予算の前のバージョンは別途保存されており、表示することができます。 前の予算計画も、現在の承認済み予算計画も編集することはできません。
予算を置き換える別のわかりやすい例は、予算計画で、ある行項目が必要なくなった場合です。 予算計画から行項目を削除する場合は、コスト計画内の行項目を削除します。 修正したコスト計画を、予算計画にとって代わるものとして提出します。
グリッド上の列を整理する
ここで説明されているグリッド コントロールを使用して、会計グリッドを編成できます。
以下の手順に従います。
  1. グリッドでは、任意の列ヘッダの上にポインタを移動し、その他のオプションを表示できます。 列を左または右に固定できます。 列の幅を自動サイズ調整またはリセットすることもできます。 以下の画像では、列メニューの例を示しています。
  2. コスト計画の列を表示または非表示にできます。 任意の行ヘッダーの上にマウス ポインタを置いてクリックします。 ビューに表示する列を選択します。 以下の例では、計画コストが[合計]セクションにのみ表示され、2018-02 には表示されません。