ドキュメントの共有と検索

ccppmop1591
HID_getting_started_share_documents
2 つのリポジトリにある、ポリシー、手順、プロジェクトの成果物、ドラフト、要件、ガイド、契約、およびその他のドキュメントを共有および検索できます。
  • ナレッジ ストア
  • ドキュメント マネージャ
ナレッジ ストア
を使用し、一般的なドキュメントの保存およびアクセスを行います。
ドキュメント マネージャ
を使用し、プロジェクトまたはプログラム関連のドキュメントのリポジトリを構築します。履歴書や応募フォームなどのドキュメントをリソース プロファイルに添付できます。
ほとんどのユーザはこれらのリポジトリにアクセスできますが、特定のドキュメントおよびフォルダへのアクセスが異なります。適切な権限設定があれば、フォルダを作成したり、フォルダにドキュメントを追加したり、ドキュメントとフォルダの両方を編集したりできます。大きな違いは 2 つのリポジトリのアクセス権にあります。
フォルダを開くには、
[ホーム]
を開いて、
[組織]
から
[ナレッジ ストア]
をクリックします。
[ナレッジ ストア]
リンクが表示されていない場合は、管理者に問い合わせてください。
管理者は、ナレッジ ストア レベルの
アクセス権
およびフォルダとドキュメント レベルの
権限
を割り当てることができます。
2
ナレッジ ストアのアクセス権
以下の表には、ナレッジ ストアのコンテンツの管理または表示に使用できるアクセス権が含まれています。
アクセス権
説明
ナレッジストア - 管理
すべてのフォルダとドキュメントにアクセスできます。
[ナレッジ ストア - 管理]
アクセス権を持つユーザのみが[ナレッジ ストア]フォルダ ツリーの最上位にフォルダを作成できます。
[ナレッジストア - アクセス]
権限を持ち、適切な権限設定が与えられているユーザは、フォルダにサブフォルダやドキュメントを追加できます。
ナレッジストア - アクセス
アクセス権を持つドキュメントとフォルダの作成、編集、表示ができます。
自分が作成したフォルダや、自分が追加したドキュメントを削除できます。
ナレッジ ストア - すべて表示
すべてのドキュメントを表示できます。
[ナレッジ ストア]と[ドキュメント マネージャ]の権限
管理者により、以下の表で説明する[ナレッジ ストア]アクセス権が与えられます。フォルダまたはドキュメントを作成または管理するとき、フォルダまたはドキュメントへのアクセス権を必要とするユーザを識別します。次に、フォルダまたはドキュメントの読み取り、読み取り/書き込みまたは読み取り/書き込み/削除を行うためのユーザ権限を与えます。権限レベルにより、ユーザがフォルダまたはドキュメントに対して行えるアクションが決定されます。すべてのドキュメント マネージャの参加者には自動的に読み取り権限が与えられます。プロジェクト マネージャ、プログラム マネージャ、リソース マネージャ、または管理者により他の権限が与えられます。
権限
説明
読み取り
以下の操作を実行できます。
現在と以前のバージョンのドキュメントのオープン。
現在と以前のバージョンのドキュメントのチェックアウト。
読み取り/書き込み
以下の操作を実行できます。
ドキュメントのオープン、読み取り、コピー、移動。
ドキュメントのチェックイン/アウト。
チェックイン/アウト履歴の表示。
ドキュメントのバージョンの表示。
ドキュメントのプロパティと権限の表示と変更。
ドキュメントのプロセスの添付。
新規フォルダとドキュメントの追加。
読み取り/書き込み/削除
すべての読み取り/書き込み権限を持っており、さらにドキュメントとフォルダを移動および削除できます。
フォルダの作成
フォルダは単独でドキュメントを保管するか、サブフォルダが含まれる上位フォルダとしての役目を果たすことができます。上位のレベルのフォルダとサブフォルダは、双方ともドキュメントを保管できます。
フォルダ アクションのリストを表示するには、
[ナレッジ ストア]
または
[ドキュメント マネージャ]
ページから、フォルダの
[アクション]
メニューをクリックします。ユーザのアクセス権と権限により、表示されるアクションが決定します。
サブフォルダは、上位のレベルのフォルダに作成することも、サブフォルダに作成することも可能です。サブフォルダを作成すると、ユーザがトップ レベルで選択したリソースに対して、そのサブフォルダへの読み取り/書き込みのアクセス権が、アプリケーションによって自動的に与えられます。これらのリソースは参加者と名づけられています。既存の参加者グループから個別のリソースを選択したり、追加ユーザにアクセス権を与えたりできます。
プロジェクトまたはプログラムのフォルダの作成
プロジェクトまたはプログラム用のフォルダを作成できます。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]
    を開き、
    [ポートフォリオ管理]
    から
    [プロジェクト]
    または
    [プログラム]
    をクリックします。
  2. プロジェクトまたはプログラムを開き、
    [コラボレーション]
    をクリックします。
  3. フォルダの
    [アクション]
    メニューから
    [新規フォルダ]
    を選択します。
  4. 要求された情報を入力し、変更を保存します。
リソースのフォルダの作成
リソースのフォルダを作成できます。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]
    を開き、
    [リソース管理]
    から
    [リソース]
    をクリックします。
  2. リソースまたはロールを開き、
    [ドキュメント マネージャ]
    をクリックします。
  3. フォルダの
    [アクション]
    メニューから
    [新規フォルダ]
    を選択します。
  4. 要求された情報を入力し、変更を保存します。
フォルダの管理
フォルダは以下のように管理できます。
フォルダへのドキュメントの追加
フォルダへ最大 5 ファイルを一度に追加できます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. フォルダの
    [アクション]
    メニューを開き、
    [ドキュメントの追加]
    をクリックします。
  3. 追加するファイルを選択し、要求された情報を入力します。以下のフィールドには説明が必要です。
    • チェックアウトを有効にする
      適切なアクセス権を持つリソースがチェックアウトして、このファイルを編集できることを示します。
    • バージョン管理を有効にする
      適切なアクセス権を持つリソースが別のバージョンのファイルを作成できるかどうかを示します。
  4. [追加]
    をクリックします。
ファイルのフォルダからのダウンロード
[すべてダウンロード]
または
[増分ダウンロード]
オプションを使用して、選択したフォルダからローカルの zip ファイルにファイルをダウンロードします。
[アクション]
メニューにこれらのオプションがない場合、ファイルをダウンロードするために必要な権限がないことを意味します。
以下をダウンロードできます。
  • 選択したフォルダのすべてのフォルダおよびサブフォルダ
  • 選択したフォルダからのファイルのサブセット。サブセットには、最後のダウンロード以降に変更されたファイル、およびまだダウンロードしていないファイルが含まれます。
zip ファイルは、既定のフォルダ名です。ファイルをダウンロードする場所を選択できます。フォルダからファイルをダウンロードする場合、ファイルの構造は保存される zip ファイルには保持されません。
ファイルをダウンロードする前に
[ドキュメント ダウンロードを有効にする]
設定を有効にします。
すべてのファイルのダウンロード
サブフォルダ内のファイルを含め、選択したファイルをすべてダウンロードできます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. フォルダの
    [アクション]
    メニューを開き、
    [すべてダウンロード]
    をクリックします。
    サイズが管理者によって設定されたダウンロードの最大を超過する場合は、フォルダからファイルのサブセットをダウンロードします。
  3. zip ファイルを保存します。
ファイルの増分ダウンロード
選択したフォルダからファイルのサブセットをダウンロードできます。zip ファイルには、最後にダウンロードしてから変更したファイルのみ、およびまだダウンロードしていないファイルが含まれます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. フォルダの
    [アクション]
    メニューを開き、
    [増分ダウンロード]
    をクリックします。
    サイズが管理者によって設定されたドキュメント ダウンロードの最大を超過する場合は、一度に 1 ファイルずつダウンロードします。
  3. zip ファイルを保存します。
フォルダのプロパティまたは権限の編集
リソースをフォルダに追加する場合、リソースはこのフォルダへの読み取り/書き込みアクセスを持つ参加者として自動的にグループ化されます。フォルダを作成するユーザは、このフォルダへの読み取り、書き込み、および削除のアクセス権が自動的に付与されます。権限はいつでも変更できます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. フォルダの
    [アクション]
    メニューを開き、以下のいずれかの手順を完了します。
    • [プロパティ]
      をクリックし、フォルダのプロパティを編集します。
    • [権限]
      をクリックし、フォルダの権限を編集します。
    リソースに現在のフォルダ内の任意のドキュメントおよびサブフォルダへの権限の譲渡を許可するには、
    [カスケードの権限]
    を選択します。
  3. 変更を保存します。
ドキュメントの管理
ドキュメントは以下のように管理できます。
ドキュメントのチェックアウト
ドキュメントを表示するには、読み取り専用モードで開きます。
ドキュメントを編集するには、それをフォルダからチェックアウトします。終了したら、ドキュメントに再度チェックインします。ドキュメント バージョン管理が有効な場合、ドキュメントの別のバージョンが自動的に作成されます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. ドキュメントを見つけて、ドキュメントの
    [アクション]
    メニューから、
    [チェックアウト]
    をクリックします。
  3. デスクトップにドキュメントを保存し、そのファイルの場所を選択します。
  4. [OK]をクリックします。
  5. (オプション)ドキュメントのチェックアウトを取り消すには、ドキュメントの
    [アクション]
    メニューから
    [チェックアウト取り消し]
    を選択します。最初にドキュメントのチェックアウトを行ったユーザのみが、チェックアウトを取り消すことができます。チェックアウトを取り消すと、ドキュメントのロックが解除され、他のユーザがドキュメントをチェックアウトできるようになります。
  6. 加えた変更をさかのぼってドキュメントをチェックするには、ドキュメントの
    [アクション]
    メニューから
    [チェックイン]
    をクリックします。ドキュメントをチェックアウトしたときに選択した場所にある更新されたコピーを参照します。
ドキュメントのプロパティまたは権限の編集
ドキュメントを追加したユーザは、ドキュメントのプロパティを更新することができます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. ドキュメントの
    [アクション]
    メニューを開き、以下のいずれかの手順を完了します。
    • [プロパティ]
      をクリックし、フォルダのプロパティを編集します。
    • [権限]
      をクリックし、フォルダの権限を編集します。
  3. 変更を保存します。
ドキュメントのコピーまたは移動
ドキュメントをコピーまたは移動できます。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. 別のフォルダにコピーまたは移動するドキュメントを見つけ、そのドキュメントの
    [アクション]
    メニューから、以下のいずれかの手順を実行します。
    • [コピー]
      をクリックします。
    • [移動]
      をクリックします。
  3. [配置の選択]
    セクションで宛先フォルダを選択します。
  4. このドキュメントへのアクセス権を持つユーザにコピー アクションについて通知する場合、
    [リソース/グループに通知]
    チェック ボックスをオンにします。
  5. [コピー]
    をクリックします。
ドキュメントのバージョンに関する作業
ドキュメントのバージョン管理機能を使用し、ドキュメントをチェックインするたびに別個のバージョンとして保存できます。ドキュメント バージョン管理を使用するには、ドキュメントのバージョン管理機能を有効にします。
バージョン管理機能を有効にすると、次のことができます。
  • ドキュメントの旧バージョンを開き、表示します。ただし、変更することはできません。
  • 特定のバージョンのドキュメントを別のフォルダにコピーします。コピー後にドキュメントを改訂するには権限を必要とします。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. ドキュメントを見つけて、ドキュメントの
    [アクション]
    メニューから、
    [バージョン]
    をクリックします。
  3. ドキュメント バージョンの
    [アクション]
    メニューを開き、以下のいずれかの手順を完了します。
    • [開く]
      を選択します。
    • [コピー]
      を選択します。
ドキュメントのプロセスに関する作業
ドキュメントのプロセスは、ドキュメントの承認プロセスの経路を指定する場合などに有効です。ドキュメントのプロセスは、関連付けられている任意のプロジェクトまたはプログラムにリンクできます。プロジェクトのロールおよびリソースに、ドキュメントのプロセスから通知およびアクション アイテムを送信できます。
[利用可能なプロセス]
ページには、管理者が作成したすべてのドキュメント関連プロセスが一覧表示されます。このページを使用し、プロセスを開始したり、削除したりできます。
[開始したプロセス]
ページには、進行中のプロセスまたは完了済みプロセスが一覧表示されます。このページを使用し、プロセスをキャンセルできます。
[利用可能]
または
[開始したプロセス]
ページを表示するには、
[ナレッジ ストア]
を開き、ドキュメントの
[アクション]
メニューから
[プロセス]
をクリックします。
以下の手順に従います。
  1. 特定のプログラムまたはプロジェクトの
    [ナレッジ ストア]
    ページを開くか、リソースの
    [ドキュメント マネージャ]
    ページを開きます。
  2. ドキュメントを見つけて、ドキュメントの
    [アクション]
    メニューから
    [プロセス]
    をクリックします。
  3. [利用可能]
    をクリックします。
  4. プロセスを選択し、以下のいずれかの手順を完了します。
    • [開始]
      をクリックします。
    • [削除]
      をクリックします。
特定のドキュメントおよびフォームの検索
グローバル検索ツールは、グローバル ツールバーに表示されます。グローバル検索フィールドを使用して、特定のドキュメントを探すための単純なグローバル検索を実行します。アプリケーションに保存されている情報は、いつでも検索できます。ただし、既定では、5 分経たないと新しい情報を検索できません。時間は、管理者が決定と変更を行うことができます。
基本検索を実行するには、[検索]アイコンをクリックし、用語のすべてまたは一部を入力し、[検索]をクリックします。
  • 基本検索を実行するには、検索基準のすべてまたは一部を入力します。用語の一部を入力する場合、ワイルドカードの記号と一緒に入力する必要はありません。
    ワイルドカードの記号(アスタリスクまたは疑問符)を検索条件の最初の文字として使用しないでください。
  • 検索では、大文字小文字は区別されません。たとえば、「Orange」、「orange」、および「ORANGE」を指定した検索では、すべて同じ結果が返されます。
  • 引用符を使用せずに検索語句である「リソース プロファイル リスト」
    を入力した場合、アプリケーションでは、これらの単語のいずれかを含むアイテムがあらゆる順序で検索されます。ただし、検索語句を引用符で囲んで入力すると("リソース プロファイル リスト")、この文字列と完全に一致するものだけが返されます。
  • 基本検索では、検索用語に次の文字を含めることはできません。
    @ = [] {} <>
  • この検索結果リストには、表示する権限がある項目のみが含まれます。
その他の検索条件で検索を絞り込む
詳細検索を使用して、追加の検索条件を設定し、検索結果をさらに絞り込みます。この詳細検索ページにあるフィールドとオプションを使って、検索を絞り込むことができます。検索基準の 1 つまたはいずれかの組み合わせで検索できます。検索結果には、自分が表示または編集権限を持つドキュメントのみが含まれます。
詳細検索を実行するには、ページの右上にある[検索]アイコンをクリックします。その後、[検索テキスト]フィールドの左に表示される[詳細]のリンクをクリックします。[テキスト]フィールドに検索用語のすべてまたは一部を入力し、検索結果を絞り込むにはさらにフィールドに入力し、[検索]をクリックします。以下のフィールドには説明が必要です。
  • モード
    - [すべての語]は、任意の順序ですべての検索用語に一致するドキュメントを表示します。[任意の語]は、検索語のいずれかに一致するドキュメントを表示します。[正確な語句]は、指定した順序ですべての検索用語に一致するドキュメントを表示します。
検索のヒント
以下のテクニックを使用してグローバル検索を実行できます。
  • ワイルドカード文字
  • ブール演算子
  • サブクエリ
グローバル検索でのワイルドカード文字の使用
グローバル検索ツールを使用して、単一および複数文字のワイルドカード検索を実行できます。「*」または「?」は、検索の最初の文字として使用しないでください。
  • 単一文字のワイルドカード検索
    単一文字のワイルドカード検索では、指定場所の 1 文字を別の文字に置換すれば一致する用語が検索されます。単一文字ワイルドカード検索を実行するには、「?」を使用します。
    例:
    text または test を検索するには、クエリ「
    te?t
    」を入力します。
  • 複数文字のワイルドカード検索
    複数文字のワイルドカード検索では、文字数がゼロのもの、または複数の文字が検索されます。複数文字のワイルドカード検索を実行するには、「*」を使用します。
    例:
    test、tests、または tester を検索するには、「
    test*
    」と入力します。
    用語の中央でワイルドカード検索を使用することもできます。
    例:
    te*t
グローバル検索におけるブール演算子の使用
ブール演算子では、論理演算子を介して組み合わせた複数の用語を使用してグローバル検索を実行できます。以下のブール演算子でサポートされるのは、AND、+、OR、NOT、および - です。
ブール演算子はすべて大文字で入力する必要があります。
  • OR
    OR は既定の連結演算子です。2 つの用語間にブール演算子がない場合は、OR が使用されます。OR 演算子は、2 つの用語を結び、その用語のいずれかがドキュメントに存在する場合に一致するドキュメントを見つけます。この操作は、セットを使用した結合と同等です。「|| 」は OR 演算子の代わりに使用できます。
    例:
    「jakarta apache」または「jakarta」を含むドキュメントを検索するには、クエリ「
    "jakarta apache" "jakarta"
    」 または、「
    "jakarta apache" OR "jakarta"
    」、または「
    "jakarta apache" || "jakarta"
    」を使用します。
  • および
    AND 演算子は、指定された用語が両方とも存在する項目を検索します。この操作は、セットを使用した交点と同等です。&& の特殊記号は AND 演算子の代わりに使用できます。
    例:
    「jakarta apache」および「jakarta CAPPM」を検索するには、クエリ「
    "jakarta apache" AND "jakarta CAPPM"
    」 または「
    "jakarta apache" && "jakarta CAPPM"
    」を使用します。
  • +(必須)
    +(必須)演算子は、単一のドキュメントに + 演算子に続く用語が含まれている項目を検索します。
    例:
    「CAPPM」がある場合またはない場合に「jakarta」が含まれるドキュメントを検索するには、クエリ「
    +"jakarta CAPPM"
    」を使用します。
  • NOT
    NOT 演算子は、演算子の後に続く用語を含むドキュメントやフォームを、検索対象から除外します。感嘆符「! 」は NOT 演算子の代わりに使用できます。
    : 「jakarta apache」を含み「jakarta CAPPM」を含まないドキュメントを検索するには、クエリ「
    "jakarta apache" NOT "jakarta CAPPM"
    」または「
    "jakarta apache" ! "jakarta CAPPM"
    」を使用します。
    検索用語が 1 つだけの場合、NOT 演算子は使用できません。クエリ「
    NOT "jakarta apache"
    」では結果は返されません。
  • -(禁止)
    -(禁止)演算子は、演算子の後に続く用語を含むドキュメントを除外します。
    例:
    「jakarta apache」を含み、「jakarta CAPPM」を含まないドキュメントおよびフォームを検索するには、クエリ「
    "jakarta apache" - "jakarta CAPPM"
    」を使用します。
グローバル検索でのサブクエリの形式
サブ クエリを利用すれば、節を括弧でグループ化することにより、グローバル検索時のブール演算子の機能を制御することができます。たとえば、「jakarta」または「apache」のいずれか、および「website」を含むドキュメントおよびフォームを検索するには、クエリに以下のサブクエリを含めます。
("jakarta" OR "apache") AND "website"
この場合、用語「website」が存在し、その上で「jakarta」または「apache」が存在する可能性がある項目が検索されます。
グローバル検索でのエスケープ特殊文字
グローバル検索で特殊文字を適切にエスケープします。これらの文字をエスケープするには、特殊文字の前に「\」(バックスラッシュ)の文字を使用します。たとえば、 (1+1):2 のグローバル検索で特殊文字をエスケープするには、クエリ「
\(1\+1\)\:2
」を使用します。
以下の表では、グローバル検索で使用できる特殊文字を示します。
特殊文字
説明
ルール
+
プラス記号
\+
-
マイナス記号
\-
&&
2 つのアンパサンド
\&&
||
2 文字の垂直バー
\||
!
感嘆符
\!
(
左括弧
\(
)
右括弧
\)
{
左中括弧
\{
}
右中括弧
\}
左角括弧
\[
右角括弧
\]
^
アクセント記号
\^
"
引用符
\"
~
ティルデ
\~
*
アスタリスク
\*
?
疑問符
\?
:
コロン
\:
\
円記号
\\