チーム メンバの時間記録の管理

ccppmop1591
リソース マネージャ
は、自分にレポートする従業員リソースの時間の記録を管理することができます。
プロジェクト マネージャは
、プロジェクト タスクの時間の記録を管理します。
リソースは、時間およびアクティビティを追跡するために週単位タイムシートを使用します。リソースはリソースの現在のタイムシートにアクセスし、割り当てられたタスクに費やす実時間を通常、時間単位で記録します。リソースはプロジェクト タスク、インシデント、間接的な作業、および他のアクティビティに費やす時間などの割り当ての時間を記録します。
個別のリソースが時間を記録するプロジェクトおよびタスクを変更できます。リソースが承認用のタイムシートを提出するとき、アクション アイテムを受信して、タイムシートを確認します。タイムシートを承認するか、または修正をするためにリソースにタイムシートを返します。
プロジェクト マネージャは、プロジェクト マネージャのプロジェクトのタスクが含まれるタイムシートの通知のみを受信します。
タイムシートを承認する場合、各タスクの時間は実績にポストされます。プロジェクト マネージャは、記録された実績時間を見積もりと比較し、プロジェクトの進捗ステータスを監視できます。
前提条件
  • リソース、プロジェクト タスク、およびアクティビティが設定されている。
  • リソースに対して、タイムシートが期限切れの場合などの特定条件の通知を送信するアプリケーションが設定されている。
  • リソースがタイムシートに入力して提出している。
以下の図では、リソースまたはプロジェクト マネージャが、直接報告を受ける部下の時間の記録を管理する方法について説明します。
リソースまたはプロジェクト マネージャが、直接報告を受ける部下の時間の記録を管理する方法について説明する図
Image describing how a resource or project manager manages the time recording of their direct reports
以下の手順に従います。
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タイムシートの権限の更新
リソースまたはプロジェクト マネージャとして、従業員リソースが特定のプロジェクトおよびタスクに時間を入力する機能を常に調節します。リソースが時間をレポートできるプロジェクトとタスクを変更します。
リソースの時間入力の無効化
リソースの時間入力オプションをオフにすると、タイムシート機能を使用できません。必要なアクセス権を保有する場合でも、タイムシートを作成し、編集することはできません。システムによりエラー メッセージが生成されます。
  1. [ホーム]
    -
    [リソース管理]
    -
    [リソース]
    をクリックします。
  2. リソースの名前をクリックします。
  3. プロパティ
    ]-[
    設定
    ]をクリックします。
  4. 時間入力オープン
    ]チェック ボックスをオフにします。
  5. [保存]
    をクリックします。
プロジェクトの時間入力の無効化
以下の手順は、プロジェクト レベルで適用され、ユーザがプロジェクトの時間を入力できないようにします。
  1. ホーム
    ]-[
    ポートフォリオ管理
    ]-[
    プロジェクト
    ]をクリックします。
  2. プロジェクトの名前をクリックします。
  3. プロパティ
    ]-[
    設定
    ]をクリックします。
  4. 時間入力オープン
    ]チェック ボックスをオフにします。
  5. [保存]
    をクリックします。
プロジェクト チームの時間入力の無効化
以下の手順は、プロジェクト チーム レベルで適用され、ユーザがリソースやチームの時間を入力できないようにします。
  1. ホーム
    ]-[
    ポートフォリオ管理
    ]-[
    プロジェクト
    ]をクリックします。
  2. プロジェクトの名前をクリックします。
  3. チーム
    ]タブを選択します。
  4. 各リソースやロールの[
    時間入力オープン
    ]セルをクリックして、[
    いいえ
    ]を選択します。
  5. [保存]
    をクリックします。
タスクの時間入力の無効化
  1. ホーム
    ]-[
    ポートフォリオ管理
    ]-[
    プロジェクト
    ]をクリックします。
  2. プロジェクトの名前をクリックします。
  3. タスク リストを表示するため[
    タスク
    ]をクリックします。
  4. タスク名をクリックします。
  5. プロパティ
    ]-[
    設定
    ]をクリックします。
  6. 時間入力オープン
    ]チェック ボックスをオフにします。
  7. [保存]
    をクリックします。
期限超過タイムシートについてのリソースへの通知
リソースは通常、週単位でタイムシートを提出します。これによりマネージャは、タイムシートの確認と承認に時間を確保することができます。従業員が時間どおりにタイムシートを提出しない場合、従業員に通知を送信できます。
リソースに通知すると、通知に対して設定された方法に応じて、リソースは以下の 1 つ以上の方法で通知を受信します。
  • アラート
  • 受信トレイの電子メール
  • リソース プロファイルの有効な電話番号に基づく電話でのテキスト メッセージ
システムの通知を受信するようにリソースを設定する方法の詳細については、「個人アカウントの設定
」を参照してください。
通知のテキストは、[管理]ツールで利用可能な[タイムシート]-[期限超過]通知テンプレートに基づいて送信されます。
以下の手順に従います。
  1. リソースのタイムシートを開きます。
    [タイムシート]ページが表示されます。
  2. [通知]をクリックします。
    期限経過タイムシート通知が従業員に送信されます。
提出したタイムシートの処理
リソースがタイムシートを提出すると、ユーザはタイムシートを確認するために通知を受信します。プロジェクトまたはリソース マネージャとして、プロジェクトおよびほかのタスクに対して記録された時間を確認し承認します。
関連付けられた項目がタイムシートに含まれる場合にのみ、プロジェクト マネージャはタイムシート提出通知を受信します。通知は、インスタンス レベルで「
リソース タイムシート - 承認
」アクセス権を持つユーザに送信されます。グローバル承認アクセス権を持つユーザには通知は送信されません。このポリシーは、このユーザに不要な電子メール メッセージが大量に送信されるのを防ぎます。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開き、[パーソナル]から[タイムシート]をクリックします。
  2. 提出されたタイムシートをフィルタします。
  3. 処理対象のタイムシートを開きます。
  4. (オプション)[タイムシート メモ]アイコンをクリックして、個別のエントリまたはタイムシート全体に対するメモを追加するか編集します。
  5. 以下のいずれかの手順を実行します。
    • 承認
      : タイムシートは承認されます。また、各タスクに対して記録される時間がそのタスクの実績に追加されます。
    • タイムシートを返す
      クラシック PPM
      は修正のためにタイムシートを返し、タイムシートが返されることをリソースに通知します。
タイムシートの既定値に復元
以下の手順に従います。
  1. [管理]
    -
    [プロジェクト管理]
    -
    [タイムシート オプション]
    をクリックします。
    [タイムシート オプション]ページが表示されます。
  2. 既定値の復元
    ]をクリックします。
  3. [はい]
    をクリックして確定します。
    [タイムシート オプション]ページが表示されます。
  4. 変更を保存します。