プロジェクト リスク、問題、変更依頼、およびアクション アイテム

ccppmop1592
プロジェクト マネージャは、リスク、問題、および変更依頼を特定および管理することができます。アクション アイテムを自分自身および他のユーザに割り当てることもできます。
プロジェクト リスク管理プロセスには、リスクの識別、分析、計画、追跡、および通信が含まれます。潜在的な問題とその影響の重大度を評価することによって、情報に基づいた決定を行います。プロジェクト マネージャは、リスクまたは問題を作成し、そのリスクの評価、測定、および管理を試みます。リスクは、プロジェクトのライフサイクルを通じていつでも特定できます。リスクを問題へエスカレートするのは、プロジェクトに重大な影響を与えると思われる場合です。変更依頼は問題の結果行われ、変更依頼により効果的な解決が促されます。
2
例: リスク管理プロセス
以下のワークフロー図は、プロジェクト リスク、問題、および変更依頼を管理するための 1 つの方法について説明しています。
プロジェクト リスクを管理する方法を説明する図
Image describing how to manage project risks
たとえば、プロジェクト チームは、新しいテクノロジを使用して新製品を開発しているとします。組織内で、そのテクノロジの経験があるリソースは限定されています。チームでは、プロジェクトを完了するために外部リソースを使用しする必要があります。製品にはサードパーティの API がバンドルされているため、法的承認が必要です。チームでは、このプロジェクトに影響を与える 2 つのリスクを特定しています。
  • 限定されている適格のリソース数
  • 承認プロセスの依存関係
プロジェクトへのリスクの影響を分析した後に、プロジェクト マネージャは、限定されたリソースおよび依存関係の問題に対するリスクを作成します。
プロジェクトのリスク管理ワークフローを自動化するプロセスを使用できます。たとえば、リスクの監査記録が変更されたときに通知するプロセスを作成できます。問題に関連するタスクが完了したときに、通知を送信するプロセスを作成できます。リスク、問題、および変更依頼に関するこのページの情報を、自動化したプロセスに適用します。「プロセスの設定」を参照してください。
前提条件の確認
この記事に記載されているすべてのタスクを完了するには、以下のアクセス権を必要とします。
  • プロジェクト - リスク、問題、変更依頼 - 作成/編集
  • プロジェクト - リスク、問題、変更依頼 - 削除
  • プロジェクト - リスク、問題、変更依頼 - 削除 - すべて
  • プロジェクト - リスク、問題、変更依頼 - 編集 - すべて
  • プロジェクト - リスク、問題、変更依頼 - 表示
  • プロジェクト - リスク、問題、変更依頼 - 表示 - すべて
リスクの作成
リスク
は、プロジェクト目標に正か負の影響を及ぼす潜在的な将来のイベントです。リスクをプロジェクトの初期に識別することで、プロジェクトのスコープ、スケジュール、予算および他の要因上の潜在的な影響を認識することができます。この記事では、チームは、外部資源を使用することで、リソースが限定されていることによるリスクを緩和することを決定します。プロジェクト マネージャは、情報をすべて提供する詳細なリスクを作成し、[カテゴリ]ドロップダウン リストから[リソース利用可能時間]を選択します。
詳細なリスクに対する総合スコアが、割り当てた評価と異なる場合、2 つのリスク管理コンポーネントは影響し合います。詳細なリスクのスコアが、ユーザが割り当てた評価を上書きします。評価を割り当てずにリスクの詳細を作成すると、リスク入力のスコアがリストのしかるべき要因に色を付けます。リスクの詳細を削除すると、プロジェクト全体のリスク スコアと特定のリスク カテゴリを組み合わせたリスク スコアが変更されます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. [新規]
    をクリックします。
  3. 概要
    ]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • カテゴリ
      リスクが属するカテゴリを定義します。
      値:
      • 柔軟性
        : プロジェクトは変化に対応できません。
      • 資金調達
        : プロジェクトの資金調達が割り当てられていないか、または制約付きで使用可能です。
      • ヒューマン インターフェース
        : ユーザ インターフェース(UI)が明確に定義されていません。
      • 実装
        : 実装工数とユーザ承認に不透明な要素があります。
      • 相互依存性
        : プロジェクトは他のプロジェクトに依存しています。
      • 目標
        : 要件、目標、スコープ、および利益には妥当性がなく、定義が明確ではなく、測定および検証ができません。
      • 組織文化
        : プロジェクトには、組織文化、業務プロセス、またはポリシーの変更が必要です。
      • リソース利用可能時間
        : 内部リソース利用可能時間が不明確であるため、外部リソースが必要です。
      • スポンサーシップ
        : スポンサーシップが明確に指定されず、確定していません。
      • サポート性
        : プロジェクトは今後のサポートが容易でなく、大幅な更新が必要です。
      • 技術
        : プロジェクトの技術が証明されていないため、内外の専門家が新たに必要です。
      リスク カテゴリを指定した場合、そのリスクの総合スコアは、リスク カテゴリまたは要因に対して行う異なるステータス選択を無視します。
    • オーナー
      リスクを管理しているリソースの名前を定義します。このリソースは、リスクのライフサイクルを通じて、リスクの適切な管理および追跡を確認することに責任を持ちます。
      既定値:
      現在ログインしているリソース。
    • 影響日
      プロジェクトにこのリスクの影響が及ぶ日付を定義します。影響日を特定したら、[解決予定日]フィールドに日付を入力します。
      既定値:
      現在の日付
    • 対応タイプ
      このリスクに対する対応のタイプを定義します。
      値:
      • 監視
        。リスクに対応を行いません。このタイプは、通常は算出リスクのスコアが低いリスクに対して割り当てられます。アクションを実行するほどリスクの可能性または影響は大きくないが、リスクを未処理のままとし、監視したい場合です。
      • 受諾
        。リスク顕在化が受諾され、場合によってはリスクを解消する意図が見られません。
      • 転移
        。別のプロジェクトにリスクを転送します。転移したリスクは終了できます。
      • 軽減
        。リスク対応方法を適用しリスクを解決します。
      既定値: 監視
      注:
      この記事では、
      [軽減]
      を選択します。
  4. [保存]をクリックします。
  5. 詳細
    ]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • 想定
      この項目がリスクとなりうると決定するための想定を定義します。これらの想定を検証することにより、リスクのライフサイクルを通じてこれらの想定が有効であり続けるかどうかを確認することができます。想定が変更された場合、リスクの影響または可能性も変更されます。
    • 関連リスク
      このリスクと関連するプロジェクトのリスクを定義します。リスクを関連付けられるのは、このプロジェクト内のリスクのみです。
    • 関連問題
      このリスクと関連するプロジェクト内の問題を定義します。リスクを関連付けられるのは、このプロジェクト内の問題のみです。
  6. リスク評価
    ]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • 可能性
      リスクが発生する可能性を定義します。リスクの可能性は、リスク顕在化の計算に使用されます。
      値: 低
      (1)、
      (2)、
      (3)
      既定値: 低
    • 算出リスク
      [可能性]
      [影響]
      フィールドで選択した値に基づいて計算されたスコアを表示します。
      値:
      • 1 ~ 3 (緑):算出されたリスクは低程度です。
      • 4 ~ 6 (黄):算出されたリスクは中程度です。
      • 7 ~ 9 (赤):算出されたリスクは高程度です。
    • 影響
      このリスクがプロジェクトに与える影響を定義します。リスクがプロジェクトに及ぼす影響は、パフォーマンス、サポート性、コスト、およびスケジュールによって決定されます。この値は、リスク顕在化の計算に使用されます。
      既定値: 低
  7. [添付]
    セクションに入力がある場合は、有用なリスクの背景、リスクの軽減、またはプロジェクトへの影響の情報を提供するドキュメントを添付します。
  8. 解決
    ]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • 解決
      リスクが軽減された後の、このリスクの最終的な解決方法を定義します。解決データは、将来プロジェクトのリスクに対して計画または対策を立てる場合に、リスク対応方法の結果を再考するのに役に立ちます。
      注:
      リスクの作成中または終了前に、解決を定義できます。
    • 残存リスク
      リスクを解決するための緩和策の結果としてプロジェクト内で発生または作成されたリスクを指定します。関連リスクとは異なり、残存リスクは結果がさまざまですが、リスクを解決するために行った措置の結果生じます。
  9. 変更を保存します。
リスク対応方法の作成
リスクを軽減することに決めたら、リスクのオーナーを割り当てて対応方法を策定します。リスク対応方法は、アクション、追跡要件、その他リスクの可能性と影響を排除するのに必要なサポート情報を文書化します。
誰がリスクを所有しているかにかかわらず、個々の応答方法を別のリソースに割り当て、応答方法ごとに個別に期限を設定できます。これらの日付および名前は、リスク オーナーに通知および事前通知を送信するプロセスに使用できます。通常、対応のタイプとして[軽減]を選択した場合に、リスク対応方法を作成します。
リスク顕在化が受諾され、リスクの解消を求めない場合もあります。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. リスクを開きます。
  3. [プロパティ]
    メニューを開き、
    [対応方法]
    をクリックします。
  4. フィールドに入力して、変更を保存するために
    [追加]
    クリックします。
リスクの終了
リスクの軽減に成功したら、リスクのステータスを[クローズ]に変更し、最終的な解決策を入力します。解決を詳細に記録しておくと、将来プロジェクトのリスクに対して計画または対策を立てる際、リスク対応方法の最終結果について再考するのに役に立ちます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. リスクを開きます。
  3. [ステータス]
    [クローズ]
    に変更します。
  4. [解決]
    セクションに、どのようにリスクが軽減されたかを入力します。
  5. 変更を保存します。
問題からリスクを作成する
リスクを作成すると、不確実な事柄に効率的に対処し、不測の問題や管理外の問題から生じる損害を最小限に抑えることができます。リスクの対応方法を作成し、リスクをタスクおよびプロセスに関連付けることができます。
既存の問題からリスクを作成できます。共通のフィールドの基本情報は、新しい問題に継承されるため設定が簡単です。レコード間での移動が簡単なため、リスクから元の問題にリンクによって戻ることができます。また、リスクまたは問題を手動で関連付けることもできます。手動による関連付けは、リスクと問題との関連を理解し、プロジェクト全体をより適切に管理するために便利な機能です。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]
    メニューを開き、
    [問題]
    をクリックします。
  3. 問題名をクリックします。
  4. [リスクの作成]
    をクリックします。
  5. [概要]セクションのフィールドに入力します。ほとんどのフィールドは、このページの前述の説明と同じです。
  6. [保存]
    をクリックします。
  7. [詳細]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • リスクの症状
      この項目をリスクとして認識する症状を定義します。
    • 影響の説明
      リスクがプロジェクトに及ぼした結果の説明が表示されます。
    • リスク影響日
      リスクからの影響がプロジェクトに及んだ日付が表示されます。
    • 解決予定日
      リスクの解決予定日が表示されます。
    • 想定
      どのような想定によってリスクを決定したのかが表示されます。
    • 関連リスク
      このリスクと関連するこのプロジェクトのリスクを定義します。リスクを関連付けられるのは、このプロジェクト内のリスクのみです。
    • 関連問題
      このリスクと関連するこのプロジェクト内の問題を定義します。リスクを関連付けられるのは、このプロジェクト内のリスクのみです。
    • 対応タイプ
      このリスクに対する対応のタイプを定義します。
      値:
      • 監視。リスクに対応を行いません。このタイプは、通常は算出リスクのスコアが低いリスクに対して割り当てられます。言い換えると、アクションを実行するほどリスクの可能性または影響は大きくないが、リスクを未処理のままとし、監視したい場合です。
      • 受諾。リスク顕在化が受諾され、場合によってはリスクを解消する意図が見られません。
      • 転移。別のプロジェクトにリスクを転送します。転移したリスクは終了できます。
      • 軽減。リスク対応方法を適用しリスクを解決します。
      既定値
      : 監視
  8. [リスク評価]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • 可能性
      影響が発生する可能性を定義します。リスクの可能性は、リスク顕在化の計算に使用されます。
      : 低(1)、中(2)、高(3)
      既定値
      : 低
    • 算出リスク
      [可能性]と[影響]フィールドで選択した値に基づいて計算されたスコアを表示します。
      リスク値:
      • 4 ~ 6 (黄):算出されたリスクは中程度です。
      • 7 ~ 9 (赤):算出されたリスクは高程度です。
      • 1 ~ 3 (緑):算出されたリスクは低程度です。
    • 影響
      特定のリスクがプロジェクトに及ぼす影響を定義します。プロジェクトのパフォーマンス、受けられるサポート、コスト、およびスケジュールに対してリスクが与える影響を考慮して決定します。この値は、リスク顕在化の計算に使用されます。
      : 低(1)、中(2)、高(3)
      既定値
      : 低
  9. [添付]セクションに入力がある場合、ドキュメントを添付します。
  10. [解決]セクションのフィールドに値を入力します。
    • 解決
      リスクが軽減された後の最終的な解決方法を定義します。解決データは、将来プロジェクトのリスクに対して計画または対策を立てる場合に、リスク対応方法の結果を再考するのに役に立ちます。
    • 残存リスク
      リスクを解決するための緩和策の結果として、プロジェクト内で発生したリスクまたは作成されたリスクを指定します。関連リスクとは異なり、残存リスクは結果がさまざまですが、リスクを解決するために行った措置の結果生じます。
  11. 変更を保存します。
リスクを作成したら、リスクの一覧に表示されます。[リスク]ページの[しきい値超過]列のチェック マーク アイコンは、リスク スコアがリスクのしきい値を超えたことを表します。
変更依頼からリスクを作成する
変更依頼からリスクを作成した場合、フィールドのいくつかは、関連する変更依頼からの情報が入力されています。リスクから元の変更依頼を表示するには、リスクを開き、[元の変更依頼]フィールドの ID をクリックします。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]メニューを開き、[変更依頼]をクリックします。
  3. 変更依頼の名前をクリックします。
  4. [リスクの作成]
    をクリックします。
  5. [概要]セクションのフィールドに入力します。ほとんどのフィールドは、このページの前述の説明と同じです。
  6. [詳細]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • リスクの症状
      この項目をリスクとして認識する症状を定義します。
    • 影響の説明
      リスクがプロジェクトに及ぼした結果の説明が表示されます。
    • リスク影響日
      リスクからの影響がプロジェクトに及んだ日付が表示されます。
    • 想定
      この項目がリスクとなりうると決定するための想定を定義します。これらの想定を検証することにより、リスクのライフサイクルを通じてこれらの想定が有効であり続けるかどうかを確認することができます。想定が変更された場合、リスクの影響または可能性も変更されます。
    • 関連リスク
      このリスクと関連するこのプロジェクトのリスクを定義します。リスクを関連付けられるのは、このプロジェクト内のリスクのみです。
    • 関連問題
      このリスクと関連するこのプロジェクト内の問題を定義します。リスクを関連付けられるのは、このプロジェクト内のリスクのみです。
  7. [リスク評価]セクションのフィールドに値を入力します。ほとんどのフィールドは、このページの前述の説明と同じです。
  8. [添付]セクションでドキュメントを添付します。
  9. [解決]セクションのフィールドに値を入力します。
  10. 変更を保存します。
リスク評価の割り当て
通常、組織はリスクが低から中レベルのプロジェクトに予算を振り分ける傾向にあります。リスクの高いプロジェクトは、相当の収益がもたらされるか、ビジネス上の目標に戦略上不可欠な場合でなければ、終了させることも可能です。メイン リスク ページで、各プロジェクトで起こりうるリスク要因の事前定義リストを評価できます。以下の色を使用して、リスクのスコアを信号形式で表示します。
  • 赤 = 高リスク
  • 黄 = 中リスク
  • 緑 = 低リスク
ユーザが個別の要因にリスク評価を割り当てた後、プロジェクト全体のリスク レベルが計算されます。その計算は、リスト内のすべてのリスク要因のリスク レベルを統合した値に基づきます。全体のリスク レベルは、要因リストの先頭に表示されます。
メイン リスク ページでリスクを評価できます。実行可能な他のリスク管理コンポーネントおよびアクションはすべて、プロジェクト内のリスク ページにあります。[リスク]ページ上で詳細なリスクを作成し、リスク カテゴリにそれを割り当てます。
  • そのカテゴリは、リスク リスト ページに一覧表示されているリスク カテゴリまたは要因のいずれかと同等です。詳細なリスクに対する総合スコアが、メイン リスク ページ上で割り当てた評価と異なる場合、2 つのリスク管理コンポーネントは影響し合います。詳細なリスクのスコアが、ユーザが割り当てた評価を上書きします。評価を割り当てずにリスクの詳細を作成すると、リスク入力のスコアがリストのしかるべき要因に色を付けます。
  • メイン リスク ページの要因セクションのリスク カテゴリの中には、表示専用のものもあります。リスクの詳細を作成して、それをリスク カテゴリに割り当てると、プロジェクト リスクのプロパティで、[リスク要因]セクション内の対応するリスク カテゴリは編集できなくなります。対応するリスクをリスク リスト ページで更新することにより、評価を更新できます。
リスクの詳細を削除すると、プロジェクト全体のリスク スコアと特定のリスク カテゴリを組み合わせたリスク スコアが変更されます。これらの値はどちらもメイン リスク ページの要因セクションに表示されます。
詳細な資金調達リスクを 1 つ削除し、そのリスク カテゴリ タイプのリスクが複数存在すると仮定します。その場合、そのカテゴリ/要因のリスク スコアは、そのカテゴリ内に残存する全リスクの統合スコアに基づいて再計算されます。ただし、資金調達リスクを削除した後、このカテゴリに残るリスクが 1 つのみである場合、[資金調達]ドロップダウンからリスクの値を選択できます。
プロジェクトのリスク要因に評価を割り当てることができます。そのリスク要因は、ページの[要因]セクションに表示されます。ページ上部にある[リスク]フィールドには、プロジェクトのリスク レベルを組み合わせたものが表示されます。リスク レベルは、ページの[要因]セクションで行われたすべての選択に基づきます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[プロパティ]から[リスク]を選択します。
  2. リスクを評価するオプションを選択します。
    • 目標
      要件、目標、範囲、利点に妥当性があり、明確に定義され、測定可能、検証可能であるかどうかを指定します。
    • スポンサーシップ
      スポンサーシップが明白に指定され、確定しているかどうかを指定します。
    • 資金調達
      プロジェクトの資金調達が制約なしに利用可能かどうかを指定します。
    • リソースの利用可能時間
      内部リソースがプロジェクトに制約なしに利用できるか、および外部リソースが必要とされないかどうかを指定します。
    • 相互依存性
      プロジェクトが他のプロジェクトに依存しないかどうかを指定します。
    • 技術面
      プロジェクトの技術は実証済みで、内外の専門家が新たに必要とされるかどうかを指定します。
    • ヒューマン インターフェース
      明確に定義されたユーザ インターフェース(UI)がプロジェクトで使用されているかどうかを指定します。
    • 組織文化
      プロジェクトが、社風、業務過程、手続、または方針をわずかに変更するだけでよいかどうかを指定します。
    • サポート性
      プロジェクトが将来サポートしやすく、大幅な更新が不要であるかどうかを指定します。
    • 実装
      実装工数とユーザ受諾に若干の不安があるかどうかを指定します。
    • 柔軟性
      プロジェクトが簡単に適応できるかどうかを指定します。
  3. 変更を保存します。
    各リスク要因の隣にある信号の色は、各リスクに対して選択したレベルの色に変化します。
算出リスクのスコア
[リスクのプロパティ]ページの[リスク評価]セクションで、算出されたリスク詳細のスコアを入力および表示できます。リスク スコアは、このページの[可能性]および[影響]フィールドで行った選択に基づいて算出されます。可能性と影響のレベルは以下のように評価されます。
  • 低 = 1
  • 中 = 2
  • 高 = 3
たとえば、リスクの可能性レベルを[高(3)]、影響レベルを[中(2)]に設定します。算出されるリスク スコアは 6 です。算出リスクのスコアは、
クラシック PPM
管理者によって設定されたすべてのプロジェクトのシステムレベルのリスクしきい値と連動します。
リスクのしきい値
とは、リスク対応方法を実施せずに許容することができる、リスクの許容レベルです。プロジェクトは 100 単位のリスクを抱える可能性があるため、リスクしきい値は有用です。数多くのリスクを管理する唯一の方法は、最も重要なリスクに焦点を合わせることです。
リスクのスコア マトリクスと、リスクのしきい値には既定値が含まれています。組織の要件に合わせて、リスクのしきい値を高くまたは低く設定できます。[リスク]ページで、リスクがしきい値を超えているかどうかを確認できます。しきい値を超えるリスクを処理するための手順またはプロセスを設計できます。
注: リスク スコアの計算方法と、リスク スコアの色を決定する要素の詳細については、CA Support Online の記事 TEC439319 を参照してください。
リスク スコア マトリックスの設定
[リスク スコアの設定]マトリックスを使用して、影響と可能性の組み合わせに対してリスク スコアを設定してください。システムはこのマトリックスを使用して、リスクの影響度および可能性に基づいてリスク度(高、中、低)を決定できます。
デフォルトでは、以下のリスク評価スコアを使用して、[影響]および[可能性]の要因を評価することができます。
[影響]と[可能性]は、数値(LOOKUP_ENUM)が割り当てられたシステム内のルックアップ属性です。影響度と可能性の値の積は、リスクの計算されたリスク値を示します。
以下の手順に従います。
  1. [管理]から、[プロジェクト管理]の[リスク設定]を選択します。
  2. 各[リスクの影響]行(低、中、高)について、各列ごとに[リスクの可能性](低、中、高)を選択します。
カスタム値を使用したリスク スコア マトリックスの設定
デフォルトでは、[リスク評価]ルックアップは、評価レベルに以下のアルファベット ID を使用します。
  • L = 0 (低)
  • M = 50 (中)
  • H = 100 (高)
以下のルックアップにカスタム値を追加することで、リスク スコア マトリックスを設定できます。
  • リスク評価
  • リスクの影響
  • リスクの可能性
カスタム スコア(低-中、中-高、超高など)を使用して[影響]および[可能性]の要因を評価するには、[リスク評価ルック]値を設定します。カスタム スコアまたは値は、[リスク スコアの設定]マトリックスに表示されます。[リスクの影響]行および[リスクの可能性]列について、ドロップダウン メニューからカスタム値を選択することができます。
デフォルトでは、[リスクの影響]および[リスクの可能性]ルックアップは、以下の数値 ID を使用して、影響および可能性レベルを示します。
  • 1 = 低(0)
  • 2 = 中(50)
  • 3 = 高(100)
[影響]および[可能性]の要因自体にカスタム値を定義するには、[リスクの影響]および[リスクの可能性]ルックアップ値を設定します。カスタムの[リスクの影響]値は、「選択」を表示するドロップダウン メニューがある追加の行として、[リスク スコアの設定]マトリックスに表示されます。カスタムの[リスクの可能性]値は、「選択」を表示するドロップダウン メニューがある追加の列として、[リスク スコアの設定]マトリックスに表示されます。[選択]をクリックして、マトリックスの行または列の適切なリスクの影響度または可能性値を選択します。
以下の手順に従います。
  1. [管理]から、[データ管理]の[ルックアップ]を選択します。
  2. 設定するルックアップのためのフィルタ(リスク評価 - 標準 LMH など)
  3. [値]をクリックし、[新規]をクリックして、ルックアップのカスタム値を定義します。
  4. カスタム値属性を定義します。たとえば、以下のカスタムのリスク評価値を追加します。
    • ルックアップ値名 = 低-中
    • ID= 25
    • パーティション= システム
  5. [保存して戻る]をクリックします。
  6. [値の並べ替え]をクリックします。
  7. 上矢印と下矢印を使用して、新しいカスタム値を適切な順番に配置します。
  8. [保存して戻る]をクリックします。
[リスク評価]、[リスクの影響]、または[リスクの可能性]ルックアップのカスタム値を追加した後、[管理]の[リスク設定]ページに移動し、[リスク スコアの設定]マトリックスの新しく追加された値を選択します。詳細については、「リスク スコア マトリックスの設定」を参照してください。
リスク、問題、または変更依頼に対するメモの追加
リスク、問題、または変更依頼に関するメモを追加できます。追加したメモは、それぞれのメモ ページのリストに表示されます。メモは作成順に表示されます(最新のメモがリストの先頭に表示されます)。このページから、メモのリストをソートし、メモを追加できます。これらのメモの編集やメモへの返信はできません。
[リスク]ページのリスト セクションにメモを表示できます。プロジェクトの[リスク/問題/変更依頼]メニューへのアクセス権を持つユーザは、メモを表示できます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[リスク/問題/変更]をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]メニューを開いて、項目を 1 つ選択します。
  3. メモを追加するリスク、問題、または変更依頼を開始します。
  4. [メモ]をクリックします。
  5. フィールドに入力し、メモを保存するために[追加]をクリックします。
キー タスクのリスクとの関連付け
既存のタスクへのリスクの割り当てや、タスクの作成を行うことができます。1 つまたはそれ以上のキー タスクにリスクを割り当てることもできます。キータスクは何らかの点で重要です。たとえば、他のタスクの開始日を左右するタスクはキー タスクです。[リスク関連タスク]ページを使用することにより、リスクに関連付けられたタスクの一覧を表示することができます。作成したリスクをタスクに関連付けると、[タスクに関連するリスク]ページに表示できます。このページに一覧表示されているリスクへの応答またはリスクの編集はできません。プロジェクトのアクセス権を持つリソースは、リスクを表示できます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[リスク/問題/変更]をクリックします。
  2. リスク名をクリックします。
  3. [関連付けられたタスク]をクリックします。
  4. 既存のタスクを追加するには、[既存のタスクの追加]をクリックします。リスクを関連付けるタスクの隣にあるチェック ボックスをオンにし、[リンク先]をクリックします。
  5. 新しいタスク関連付けを追加するには、[新規]をクリックします。
  6. [概要]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • マイルストーン
      マイルストーン タスクとしてタスクを指定します。マイルストーンとは、期限が設定されているが、期間(開始日から終了日までの期間)が設定されていないタスクです。保存すると、[タスクのプロパティ]ページ上の[開始]フィールドがロックされます。
      既定値:
      オフ
      スタッフをマイルストーンに割り当てたり、要約タスクとして指定することはできません。
    • キー タスク
      このタスクをキー タスクとして指定するかどうかを指定します。キータスクは何らかの点で重要です。たとえば、他のタスクの開始日を左右するタスクはキー タスクです。
      : このタスクの完了が他のタスクの開始日に不可欠な場合、このタスクをキー タスクとしてマークします。
      既定値:
      オン
    • ステータス
      完了率(%)の値に基づいて、タスクのステータスが表示されます。このフィールドはタスクの[完了率 (%)]の値に基づいて自動的に計算および更新されます。
      値:
      • 完了。ETC タスクがゼロで、完了率が 100% であることを示します。
      • 開始前。実績値がポストされておらず、完了率がゼロです。
      • 開始済み。リソースがタスク割り当てに対する実績値をポストしているときに表示されます。タスクの完了率は、0 より大きく 100 未満です。
      既定値:
      開始前
    • 完了率(%)
      タスクが部分的に完了した場合、完了した作業の割合を定義します。
      値:
      • 0。タスクを開始していません。
      • 1 ~ 99。タスクに ETC が存在する、または実績値がポスト済みでありタスクが開始されていません。
      • 100。タスクが完了しました。
      既定値:
      0
    • 請求コード
      タスクの請求コードを定義します。両方が指定されると、タスク レベルの請求コードがプロジェクト レベルの請求コードを上書きします。
    • 指定日に開始
      タスクを開始しなければならない日付を定義します。この日付は、オートスケジュール中に日付の制約として使用されます。
    • 指定日に終了
      タスクを終了しなければならない日付を定義します。この日付は、オートスケジュール中に制約として使用されます。
    • 指定日以降に開始
      タスクに対して最も早い開始可能日を定義します。この日付は、オートスケジュール中に制約として使用されます。
    • 指定日までに開始
      タスクに対して最も遅い開始可能日を定義します。この日付は、オートスケジュール中に制約として使用されます。
    • 指定日以降に終了
      タスクに対して最も早い終了日を定義します。この日付は、オートスケジュール中に制約として使用されます。
    • 指定日までに終了
      タスクに対して最も遅い終了日を定義します。この日付は、オートスケジュール中に制約として使用されます。
    • オートスケジュールから除外
      オートスケジュールの過程で、このタスクの日付を除外するように指定します。
      既定値:
      オフ
      必須:
      いいえ
      このフィールドは、[オートスケジュール]ページの[
      除外されたタスクの割り当てをスケジューリング
      ]フィールドと連動します。たとえば、オートスケジュールからタスクを除外して、オートスケジュールの最中に、除外されたタスク リソースの割り当て日への変更を許可するように指定するとします。すると、オートスケジュールはタスクのリソースの割り当て日を変更しますが、その日付はタスクの開始日と終了日の間に収まります。
  7. 変更を保存します。
リスク カテゴリ ルックアップの値リストの管理
リスク カテゴリ(RIM_CATEGORY_TYPE ルックアップ)の値のシステム定義リストは、推奨される値です。組織のリスク計算とリスク管理のニーズに合わせてこのリストを編集することができます。
ユーザ定義の属性を作成して、それらをリスクの重み付け平均式に追加することができます。カテゴリ タイプ(ID = RIM_CATEGORY_TYPE)のルックアップ値は、単純に[管理]-[データ管理]-[ルックアップ]でルックアップ値を追加するのとは異なる方法でアプリケーションによって管理されます。
以下の手順に従います。
  1. [管理]
    -
    [Studio]
    -
    [オブジェクト]
    をクリックします。
  2. プロジェクト
    オブジェクトを開き、
    [属性]
    タブをクリックします。
  3. 新しい数字属性を作成します。たとえば、
    my_risk_factor
    という ID を持つ
    My Risk Factor
    などです。
    1. [追加]
      ボタンをクリックします。
    2. 属性のタイプを選択します。この場合、これは
      数字
      です。
    3. すべての必須フィールドに入力し、
      [保存]
      をクリックします。
  4. この新しい属性を(プロジェクト オブジェクト属性リストにある)リスク スコア属性に追加します。
  5. リスク スコア
    属性(ID = risk)をクリックします
  6. [リスクのプロパティ]
    ページで、
    [重み付け平均式の作成]
    リンクをクリックします。
  7. 重み付け平均式に新しいユーザ定義属性(
    my_risk_factor
    )を追加します。
  8. 必要ない場合は、重み付け平均式からその他の属性およびシステム定義の値を削除できます。
  9. [保存]
    または
    [提出]
    をクリックします。
  10. [リスク カテゴリ タイプ]
    ルックアップの値リストを確認します。
    1. [管理]
      -
      [データ管理]
      -
      [ルックアップ]
      をクリックします。
    2. ID = RIM_CATEGORY_TYPE を検索し、ルックアップを開き、
      [値]
      タブに移動します。
      新しく追加したユーザ定義のリスク スコア属性である
      My Risk Factor
      がこのルックアップの値として表示されます。
  11. この新しい属性(
    my_risk_factor
    )をプロジェクト オブジェクト内のサブページに配置して、ユーザがリスク スコア計算のためにこのフィールドに値を入力できるようにします。
  12. また、使用する必要がない場合は、リスク スコアの任意のシステム定義属性を削除することもできます。
  13. ビューを更新するには、
    [管理]
    -
    [Studio]
    -
    [オブジェクト]
    の順にクリックし、
    プロジェクト
    オブジェクトを開き、
    [ビュー]
    タブをクリックします。
  14. リスト ビュー、フィルタ ビュー、またはオプションに変更が加えられた場合は、変更されたプロジェクト ビューを発行します。発行は、プロパティ ページに対する変更の場合は必要ありません。
リスク管理の自動化
「リスクの割り当て」プロセスは、使用可能なリスク管理プロセスです。プロセス管理者またはマネージャは、リスクの割り当てプロセスを使用して、プロジェクト リスクの割り当てと解決を管理します。既定では、このプロセスはアクティブではありません。プロセス管理者がリスクの割り当てプロセスを有効化したら、ユーザはこのプロセスを開始できるようになります。プロセスが有効になったら、ユーザは[プロセス]タブに表示されるリスクからそのプロセスにアクセスして、プロセスを開始できます。
追加のビジネス ルールを使用して、プロセスをカスタマイズできます。詳細については、「
プロセスの設定
」を参照してください。
「リスクの割り当て」プロセスでは以下のステップが実行されます。各アクション アイテムまたはステップについての通知が指定担当者に送信されます。
  1. ユーザは、
    オープン
    ステータスの新規プロジェクト リスクを作成して、リスクの割り当てプロセスを手動で開始します。
  2. リスク カテゴリが指定されているかどうかが確認されます。
    リスク カテゴリが指定されている場合は、プロジェクト マネージャがリスク オーナーを割り当てるためのアクション アイテムが生成されます。
    リスク カテゴリが指定されていない場合は、プロジェクト マネージャがリスク カテゴリを入力するためのアクション アイテムが生成されます。リスク オーナーは、リスク ステータスを[
    WIP (進行中の作業)
    ]に変更します。
  3. リスクがオーナーに割り当てられたら、リスク オーナーがリスクの解決方法(軽減、監視、転送、または受容)を選択するためのアクション アイテムが生成されます。
    • リスクが受容されたら、プロジェクト マネージャがリスク受容を承認するためのアクション アイテムが生成されます。リスク受容が承認されたら、リスクが[解決済み]としてマークされます。リスク受容が拒否されると、リスク オーナーがリスク解決の新たな方法を選択するためのアクション アイテムに戻ります。
    • リスクが監視される場合は、リスク オーナーがリスクを監視するためのアクション アイテムが生成されます。アクションが完了すると、リスクが[解決済み]としてマークされます。
    • リスクが軽減される場合は、リスク オーナーがリスク軽減ステップを定義するためのアクション アイテムが生成されます。アクションが完了すると、リスクが[解決済み]としてマークされます。
    • リスクが転送される場合は、リスク オーナーが別のオーナーまたはグループにリスクを転送するためのアクション アイテムが生成されます。アクション アイテムが完了すると、リスクが[解決済み]としてマークされます。
  4. リスクが解決されたら、リスク オーナーはリスク ステータスを[
    クローズ
    ]に変更します。
問題の作成およびリスクの終了
問題
はプロジェクトに影響を与えたイベントです。リスク緩和計画が失敗した場合、リスクを問題へエスカレートできます。既存のリスクから問題を作成し、次に、リスクを終了します。新たに作成された問題は、リスクの名前と説明、および[ステータス]([オープン])や[作成日](現在のカレンダ日付)などの値を継承します。常に元のリスクにリンクによって戻ることができます。問題をリスクから作成することで、プロジェクト チームが結論を下すための問題に関する認識、アクション、タスクが生じます。また、このような作成方法により、チームが問題とその結果を継続的に記録し、プロジェクトの終了時および将来のプロジェクトの計画時に分析を行うことができます。
また、この問題に関連した他のリスクまたは問題を連携させることもできます。関連する問題およびリスクを連携させることは、依存関係を追跡し、かつ将来の分析および監査におけるトレンドを認識することに役立ちます。
この記事では、緩和計画の一部として、外部契約業者がプロジェクトを完了するために雇用されます。ただし、雇用された契約業者は、プロジェクトの納品の進捗ステータスに影響を与える、要求される経験レベルを持っていません。この段階でリスクが問題になります。また、プロジェクト マネージャは次にこのリスクから問題を作成し、リスクを終了します。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. リスクを開きます。
  3. [問題の作成]
    をクリックします。
  4. 概要
    ]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • カテゴリ
      問題が属するエンティティを定義します。
      値:
      • 柔軟性
        : プロジェクトは変化に対応できません。
      • 資金調達
        : プロジェクトの資金調達が割り当てられていないか、または制約付きで使用可能です。
      • ヒューマン インターフェース
        : ユーザ インターフェース(UI)が明確に定義されていません。
      • 実装
        : 実装工数とユーザ承認に不透明な要素があります。
      • 相互依存性
        : プロジェクトは他のプロジェクトに依存しています。
      • 目標
        : 要件、目標、スコープ、および利益には妥当性がなく、定義が明確ではなく、測定および検証ができません。
      • 組織文化
        : プロジェクトには、組織文化、業務プロセス、またはポリシーの変更が必要です。
      • リソース利用可能時間
        : 内部リソース利用可能時間が不明確であるため、外部リソースが必要です。
      • スポンサーシップ
        : スポンサーシップが明確に指定されず、確定していません。
      • サポート性
        : プロジェクトは今後のサポートが容易でなく、大幅な更新が必要です。
      • 技術
        : プロジェクトの技術が証明されていないため、内外の専門家が新たに必要です。
    • オーナー
      問題を管理しているリソースの名前を定義します。このリソースは、問題のライフサイクルにおいて、問題の適切な管理および追跡を確認することに責任を持ちます。
      既定値:
      現在ログインしているリソース。
  5. [詳細]
    セクションのフィールドに値を入力します。
  6. [添付]
    セクションに入力がある場合は、有用な問題の背景、問題の解決、またはプロジェクトへの影響の情報を提供するドキュメントを添付します。
  7. 問題が解決された後、
    [解決]
    セクションを完了します。
  8. [保存して戻る]
    をクリックして、リスクを終了するために
    [リスクのプロパティ]
    ページに移動します。
  9. [ステータス]
    [クローズ]
    に変更します。
  10. 変更を保存します。
問題の作成
リスクが重大な影響をプロジェクトに与える場合、問題を作成します。承認プロセスの遅延が予想されるので、プロジェクト マネージャは問題を作成し、依存関係としてカテゴリを割り当てます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]
    メニューを開き、
    [問題]
    をクリックします。
  3. [新規]
    をクリックします。
  4. 概要
    ]セクションの以下のフィールドに値を入力します。
    • 問題 ID
      問題の一意の識別子を定義します。問題の保存後は、識別子を変更することはできません。
    • カテゴリ
      問題が属するカテゴリを定義します。
      値:
      • 柔軟性
        : プロジェクトは変化に対応できません。
      • 資金調達
        : プロジェクトの資金調達が割り当てられていないか、または制約付きで使用可能です。
      • ヒューマン インターフェース
        : ユーザ インターフェース(UI)が明確に定義されていません。
      • 実装
        : 実装工数とユーザ承認に不透明な要素があります。
      • 相互依存性
        : プロジェクトは他のプロジェクトに依存しています。
      • 目標
        : 要件、目標、スコープ、および利益には妥当性がなく、定義が明確ではなく、測定および検証ができません。
      • 組織文化
        : プロジェクトには、組織文化、業務プロセス、またはポリシーの変更が必要です。
      • リソース利用可能時間
        : 内部リソース利用可能時間が不明確であるため、外部リソースが必要です。
      • スポンサーシップ
        : スポンサーシップが明確に指定されず、確定していません。
      • サポート性
        : プロジェクトは今後のサポートが容易でなく、大幅な更新が必要です。
      • 技術
        : プロジェクトの技術が証明されていないため、内外の専門家が新たに必要です。
    • オーナー
      問題を管理しているリソースの名前を定義します。このリソースは、問題のライフサイクルにおいて、問題の適切な管理および追跡を確認することに責任を持ちます。
      既定値:
      現在ログインしているリソース。
    • 作成者
      問題を作成したリソースの名前が表示されます。
      既定値:
      現在ログインしているリソース。
  5. [詳細]
    セクションのフィールドに値を入力します。
  6. [添付]
    セクションに入力がある場合は、有用な問題の背景、問題の解決、またはプロジェクトへの影響の情報を提供するドキュメントを添付します。
  7. 問題が解決された後、
    [解決]
    セクションを完了します。
  8. 変更を保存します。
問題の終了
問題が解決したら、ステータスを[クローズ]に変更し、最終的な解決方法を入力します。解決を詳細に記録しておくと、将来プロジェクトの問題に対して計画または対策を立てる際、問題の結果を振り返るのに役立ちます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]
    メニューを開き、
    [問題]
    をクリックします。
  3. 問題を開きます。
  4. [ステータス]
    [クローズ]
    に変更します。
  5. [解決]
    セクションに、どのように問題が解決されたかを入力します。
  6. 変更を保存します。
リスクまたは変更依頼からの問題の作成
リスクまたは変更依頼から問題を作成して、深刻なリスクをより高いレベルにエスカレートすることができます。あるいは、リスクおよび変更依頼とは別に問題を作成することもできます。リスクと同様に、問題をアクション アイテム、タスク、プロセスに関連付けることができます。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[リスク/問題/変更]をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]メニューを開いて、[問題]または[変更依頼]をクリックします。
  3. [新規]をクリックするか、または変更依頼の名前をクリックし、[問題の作成]をクリックします。
  4. 要求された情報を指定します。
    • オーナー
      リスクを管理しているリソースの名前を定義します。このリソースは、問題のライフサイクルにおいて、問題の適切な管理および追跡を確認することに責任を持ちます。クローズしたリスクから問題を作成する場合、このフィールドの値は、[リスクのプロパティ]ページの[オーナー]フィールドから取得されます。
      既定値:
      現在ログインしているリソース。
  5. [詳細]セクションのフィールドに値を入力します。
  6. ドキュメントがあれば添付します。
  7. [解決]セクションの[解決]フィールドに値を入力します。
  8. 変更を保存します。
別の記録システムからの問題のインポート
Microsoft Excel や Access など、別のシステムを使用して問題を作成および監視する場合には、XOG (XML Open Gateway)を使用して、
クラシック PPM
に問題をインポートします。詳細については、
「XML Open Gateway (XOG)の開発」
を参照してください。
変更依頼を閉じ、問題として追跡する
既存の問題から変更依頼をすばやく作成できます。共通のフィールドの基本情報は、新しい変更依頼にコピーされるため、設定が簡単です。[問題のプロパティ]ページには、記録間を簡単に移動できるように、元の変更依頼に戻るためのリンクが表示されます。また、問題または変更依頼を手動で関連付けることもできます。関連付けにより、問題と変更依頼の関係を理解し、プロジェクト全体をよりよく管理できるようになります。元の変更依頼フィールドの ID をクリックすると、元の変更依頼が表示されます。
以下の手順に従います。
  1. 変更依頼を開きます。
  2. [ステータス]を[クローズ]に変更します。
  3. 変更を保存します。
  4. [問題の作成]をクリックします。
  5. [概要]セクションのフィールドに入力します。以下のフィールドには説明が必要です。
    • オーナー
      リスクを管理しているリソースの名前を定義します。このリソースは、問題のライフサイクルにおいて、問題の適切な管理および追跡を確認することに責任を持ちます。クローズしたリスクから問題を作成する場合、このフィールドの値は、[リスクのプロパティ]ページの[オーナー]フィールドから取得されます。
      既定値:
      現在ログインしているリソース。
  6. [詳細]セクションのフィールドに値を入力します。以下のフィールドには説明が必要です。
    • 解決予定日
      問題の解決予定日を定義します。影響日か、それ以前の日付であることが必要です。
      既定値:
      現在の日付
  7. ドキュメントがあれば添付します。
  8. [解決]セクションの[解決]フィールドに値を入力します。
  9. 変更を保存します。
既存タスクと問題の関連付け
問題のあるタスクを関連付けることができ、問題に関連付けられているタスクを一覧表示できます。問題には、タスク、キー タスク、およびマイルストーンを関連付けることができます。このページに一覧表示されている問題への応答または問題の編集はできません。既定では、問題に関連付けられている一部のタスクがリストに表示されません。問題に関連付けられているタスクをすべて表示するには、[フィルタ]セクションを展開し、[キー タスク]フィルタ フィールドで[すべて]を選択して、[フィルタ]をクリックします。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[リスク/問題/変更]をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]メニューを開き、[問題]をクリックします。
  3. 問題名をクリックします。
  4. [関連付けられたタスク]をクリックします。
  5. [既存のタスクの追加]をクリックします。
  6. 問題に関連付けるタスクのタスク チェック ボックスをオンにし、[リンク先]をクリックします。
変更依頼の作成
変更依頼
は、プロジェクトのスコープ、スケジュール、または予算の拡大または縮小などの変更です。問題解決がプロジェクト スコープ、スケジュールまたは予算に影響を与える場合、または問題が解決されない場合、変更依頼を作成します。変更依頼の記録は、プロジェクトを分析し、かつまた過去のイベントから学習する際に役立ちます。変更依頼を作成して、利害関係者の依頼を提出、および追跡することができます。変更依頼は、プロジェクトや計画のスコープの拡大や縮小、またはスケジュール変更などの要求です。変更依頼は、製品の新機能、改善要求、修正、変更要求などの場合もあります。プロジェクトのライフサイクルにわたって変更依頼のステータスを追跡できます。
プロジェクト マネージャは、リソース利用可能時間の問題やその他の依存関係に対処するために、プロジェクトの期限を延長する変更依頼を作成することがあります。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [リスク/問題/変更]
    をクリックします。
  2. 問題から変更依頼を作成するには、[
    リスク/問題/変更
    ]メニューを開いて[
    問題
    ]をクリックします。問題を開いて、[
    変更依頼の作成
    ]をクリックします。
  3. 新規の変更依頼を作成するには、[リスク/問題/変更]メニューを開いて、[変更依頼]をクリックします。[新規]をクリックします。
  4. 概要
    ]セクションと[
    詳細
    ]セクションのフィールドに値を入力します。ほとんどのフィールドは、このページの前述の説明と同じです。
  5. [添付]
    セクションに入力がある場合は、有用な変更要求の背景、変更要求の解決、またはプロジェクトへの影響の情報を提供するドキュメントを添付します。
  6. 影響
    ]セクションのフィールドに値を入力します。
    • ベースラインへの影響
      依頼の変更がプロジェクト ベースラインにどのような影響を与える可能性があるかを説明します。
    • 他のプロジェクトへの影響
      依頼がその他のプロジェクトにどのような影響を与える可能性があるかを説明します。
    • コストの変更
      依頼がプロジェクトの予算コストを変更できる金額を定義します。予算コストは、[予算プロパティ]ページで定義するフィールドです。
    • スケジュールの変更
      依頼によりプロジェクト全体のスケジュールが遅れる、または早まる日数を定義します。
    • リソースの変更
      依頼によって変更される、プロジェクトに必要なリソースの増加数または減少数を定義します。
  7. [アセスメント]
    セクションのフィールドに値を入力します。
  8. [保存して戻る]
    をクリックして、問題を終了するために[問題のプロパティ]ページに移動します。
  9. [ステータス]
    [クローズ]
    に変更します。
  10. 変更を保存します。
リスクから変更依頼を作成する
既存のリスクから変更依頼を作成できます。[変更依頼のプロパティ]ページには[元のリスク]フィールドが表示されます。このフィールドは、変更依頼の取得元のリスクにリンクしています。リスクの名前や ID 番号などの基本情報は新しい変更依頼にコピーされるため、設定が簡単です。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[リスク/問題/変更]をクリックします。
  2. リスクの名前をクリックします。
  3. [変更依頼の作成]をクリックします。
  4. このページのフィールドに必要な情報を入力します。
  5. 変更を保存します。
変更依頼を終了する
変更依頼が解決したら、変更依頼のステータスを[クローズ]に変更し、依頼の最終的な解決策を入力します。解決を詳細に記録しておくと、将来プロジェクトを計画または実施する際、依頼の最終的な結果について再考するのに役に立ちます。
以下の手順に従います。
  1. 変更依頼を開きます。
  2. [概要]セクションで、依頼のステータスを「クローズ」に変更し、依頼された変更の理由を入力します。
  3. 変更を保存します。
リスク、問題、または変更依頼の監査記録の表示
特定のフィールドを変更したユーザおよびその日時を確認できます。この方法で、変更をリソースおよび日付で追跡できます。管理者は、変更依頼に対して実施された業務の記録を監査および保存する監査をセットアップできます。ユーザがリスク、問題、または変更依頼を編集すると、その編集内容が[監査記録]ページに表示されます。
変更された依頼の属性を表示できます。これらのフィールドは[変更依頼の監査記録]ページの下半分に表示されます。この詳細には、変更したリソースの名前、および変更日時が含まれています。変更依頼の監査記録ページを表示するには、その前に管理者が監査をセットアップしておく必要があります。詳細については、英語版のドキュメントの「Reference」セクションの「
Studio Development
」を参照してください。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、[リスク/問題/変更]をクリックします。
  2. [リスク/問題/変更]メニューを開いて[変更依頼]をクリックします。
  3. アイテムを開いて[監査]をクリックします。
  4. リストのフィルタリング
自分自身または他のユーザへのアクション アイテムの割り当て
プロジェクト アクション アイテムは、作業に関するリマインダであり、自分自身または他のユーザに割り当てることも、他のユーザが自分に割り当てることもあります。アクション アイテムを使用してプロジェクトの進行状況を追跡し、プロジェクトが時間どおりに完了していることを確認できます。
プロジェクト関連のアクション アイテムをプロジェクト内から作成します。アクション アイテムを作成する場合は、アクション アイテムのオーナーとなるか、またはそのアイテムにアクセスするリソースに割り当てます。オーナーなので、変更および削除が可能です。
以下の手順に従います。
  1. [ホーム]を開いて、[パーソナル]から[オーガナイザ]をクリックします。
  2. [新規]をクリックします。
  3. [概要]セクションのフィールドに入力します。以下のフィールドには説明が必要です。
    • 繰り返し
      アクション アイテムを定期的に繰り返すかどうかを指定します。1 回のみ行うアクション アイテムの場合は、チェック ボックスをオフにします。
    • 頻度
      アクション アイテムを繰り返す回数を指定します。たとえば、ステータス レポートが毎週必要な場合は、[頻度]フィールドに 1 を入力します。
  4. [通知]セクションのフィールドに値を入力します。以下のフィールドには説明が必要です。
    • 担当者に通知
      割り当てられたリソースが[概要]ページ上で、電子メールまたは SMS によって通知を受信するかどうかを示します。
      既定値:
      オフ
    • リマインダの送信
      アクション アイテムの期限になったら、リマインダの電子メール通知を割り当て済みリソースに送信するかどうかを示します。
      既定値:
      オフ
    • リマインダまでの時間
      [リマインダの送信]チェック ボックスをオンにする場合は、アイテムの期限のどれくらい前にリマインダを行うかを、このフィールドで定義します。たとえば、このフィールドに「15」と入力した後、
      [ユニット]フィールドで[分]を選択します。
  5. [担当者]セクション内のアクション アイテムを割り当てるリソースを選択します。[詳細選択]をクリックして、すべてのリソースとリソース グループの大きなリストから選択します。
  6. 変更を保存します。