Clarity: 進捗ステータスの測定とプロジェクト ステータス レポートの発行

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Nicole.jpg
プロジェクト マネージャにとって、プロジェクト ステータス レポートは、効率的なプロジェクト管理の最もクリティカルなコンポーネントの 1 つです。プロジェクトのステータスを定期的に報告することによって、チームは自分の任務に没頭することができます。また、プロジェクトのライフサイクル全体を通じたプロジェクトの成功が保証されます。また、プロジェクト レポートを PDF 形式で PMO チーム全体や他の利害関係者と共有して、プロジェクトに関連するステータスとリスクが常に更新されるようにすることもできます。
プロジェクト ステータス レポート
  • 効果的なコミュニケーションの促進
  • 完了した作業の反復可能なプロセスの確立
  • チームの作業状況の測定
  • 実装とリスクの低減に必要な操作の文書化
  • 問題の修正、および顧客の期待を満たす(さらには、それを超える)ために必要な継続的な発展や向上を目指して、チームが焦点を当てるべき場所を明らかにします。
Clarity
でプロジェクト ステータスを使用するには、以下の権限が必要です。
  • 新しいレポートを作成するための「
    プロジェクト - 編集
    」および「
    ステータス レポート
    」アクセス権限
  • ステータス レポートを編集するための「
    ステータス レポート - すべて編集
    」および「
    プロジェクト - 編集
PMO プロジェクト マネージャのアクセス グループには、プロジェクトにアクセスして、
Clarity
でステータス レポートを作成するために必要なすべてのアクセス権が含まれています。プロジェクト ステータス レポートに関するアクセス権およびその他の詳細については、「
Clarity
クラシック PPM
との比較
」を参照してください。
以下のビデオでは、レポートの使用方法について説明します。

このビデオは、ドキュメントを PDF 形式でダウンロードした場合には利用できません。こちらをクリックして、YouTube でビデオをご覧ください。
[ステータス]タブを使用すると、以下のアクティビティを実行できます。
デフォルト プロジェクト ステータスの使用
: Nicole はプロジェクト マネージャであり、プロジェクトの現在のステータスを表示したいと考えています。彼女は、プロジェクトが予定どおりであるかどうか、および現在の工数とコストのメトリクスを評価したいと考えています。その後、今後のチーム ミーティングで発見内容をチームと共有します。
Status Report Default.jpg
現在のプロジェクト ステータスを表示するには、プロジェクトを開いて
[ステータス]
タブをクリックします。デフォルトで、ステータス レポートの最新のドラフトが表示され、現在のプロジェクトの要約が示されます。
デフォルトで更新できるキーワードの一部を以下に示します。
ウィジェット名
説明
高レベル ステータス モジュール
Overall Status.jpg
プロジェクトのステータスを一目で確認できます。デフォルトでは、高レベル ステータス モジュールはプロジェクト ステータスに含まれています。プロジェクト ステータスからこのウィジェットを削除し、代わりに個別のステータス ウィジェットを追加できます。
  • 全体ステータス
    : プロジェクトの全体的なステータスは、スケジュール、スコープ、およびコスト/工数のステータスから導き出されます。全体的なステータスはプロジェクト タイルでも表示できます。ステータス レポート ページのステータスの色およびプロジェクト タイル(たとえば、[予定どおり]の緑、または[リスク]の赤)は、ステータス レポート オブジェクトの全体ステータス属性に対する表示マッピングの設定に基づいています。属性に対する表示マッピングの設定の詳細については、「
    Clarity
    Studio のオブジェクトおよび属性
    」を参照してください。
  • スケジュール ステータス
    : プロジェクトのスケジュールが、予定どおり進んでいるのか、それとも元のスケジュールとの間に小幅または大幅な相違が生じているのかを示します。
  • スコープ ステータス
    : プロジェクトのスコープが、正常な状態であるのか、それとも元のスコープとの間に小幅または大幅な相違が生じているのかを示します。
  • コスト/工数
    : プロジェクトのために消費されている工数と予算額が元の予測値に対して予定どおりであるのかを示します。
工数メトリック
Effort Metrics.jpg
以下のことを確認できます。
  • プロジェクトの予想合計工数
  • チーム メンバがプロジェクトに対して提出した合計工数
  • プロジェクトの残りの工数
ステータス レポート内の値は、
クラシック PPM
の[工数の既定の表示単位]設定で選択された値に基づきます。この設定は、[管理]-[プロジェクト管理]の下に表示されます。
コスト メトリック
Cost Metrics.jpg
以下のことを確認できます。
  • プロジェクトの承認済み合計予算
  • 現在までに消費された合計予算
  • プロジェクトの残りの予算
ステータス レポートの更新とキーとなる成果
Status Report.jpg
これらのカスタム テキスト フィールドを編集することにより、ステータス レポートの要約を共有し、チームのキーとなる成果を強調表示することができます。
次の 2 週間
Next2Weeks.jpg
来週の月曜日から開始する予定のタスクを確認できます。
ステータス レポートが
クラシック PPM
のプロジェクトに存在している場合は、最新のドラフト レポートから(レポート日に基づいて)[現在]タブに情報が入力されます。
クラシック PPM
に最終ステータス レポート(つまり、ドラフトではない)のみがある場合は、最新のステータス レポートからレポート日に基づいてドラフト ステータスのレポート インスタンスが作成されます。プロジェクト マネージャまたは適切なアクセス権を持つユーザが初めて[
Clarity
]の[ステータス]ページに移動すると、ドラフト ステータス レポートからの情報が[現在]タブに入力されます。
プロジェクト ステータスのカスタマイズ
: Nicole は、チームとステータスを共有します。これは、チームがプロジェクトの現在のステータスを把握するのに役立ちます。ただし、チームは Nicole に対して、レポートに以下の変更を加えるように要求しました。
  • 現在のフェーズおよび完了したタスクをステータスに追加し、次の 2 週間のタスクを表示するカレンダを削除する
  • リスクを管理チームに対して強調表示できるように、プロジェクトにリスクを追加する
  • 月の主要な貢献者を強調表示するカスタム フィールドを追加する
  • プロジェクトの初期フェーズで、プロジェクトのステータスを「プロジェクト開始」に設定できるようにする
Nicole がプロジェクト レポートをカスタマイズし、チームの進捗を反映できるようにする方法について説明します。
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プロジェクト ステータスへのウィジェットの追加または削除
ウィジェットを追加または削除することで、プロジェクト ステータスをカスタマイズし、情報を含めたり除外したりすることができます。
Customize Status Report1.jpg
以下の手順に従います。
  1. ステータスをカスタマイズするには、
    [設定]
    をクリックします。
    [ステータス レポートのカスタマイズ]
    ダイアログ ボックスが表示されます。
  2. レポートに含めるウィジェットを選択します。このシナリオでは、Nicole は
    [完了済みタスク]
    および
    [現在のフェーズ]
    チェック ボックスをオンにします。
  3. レポートからウィジェットを削除するには、関連するチェック ボックスをオフにします。このシナリオでは、Nicole は
    [次の 2 週間]
    チェック ボックスをオフにします。
  4. [X]をクリックして、
    [ステータス レポートのカスタマイズ]
    ダイアログ ボックスを閉じます。
  5. デフォルト レイアウトをリストアするには、
    [レイアウトのリセット]
    をクリックします。
  6. ウィジェットをドラッグ アンド ドロップして、レポート レイアウトを変更できます。
プロジェクト ステータスへのリスク、問題、変更、およびタスクの追加
Clarity
15.6.1 以降では、リスク、問題、変更、およびタスクをプロジェクト ステータスに追加できます。
Risks Details.gif
以下の手順に従います
  1. プロジェクト ステータスに表示するリスク、問題、変更、タスクを選択します。
    1. プロジェクトを開き、[リスク]、[問題]、[変更]、または[タスク]をクリックして、対応するページに移動します。
    2. グリッドに
      [ステータス レポートに含める]
      列を追加し、ステータスに含めるリスク、問題、変更、タスクのフラグを選択します。または、以下の手順に従って[詳細]パネルに列を追加し、フラグを選択します。
      1. リスク、問題、変更、またはタスクに関連付けられている列をクリックすると、
        [詳細]
        タブが表示されます。
      2. [設定]
        をクリックすると、利用可能なすべての属性のリストが表示されます。
      3. [ステータス レポートに含める]
        フラグをデフォルト レイアウトにドラッグ アンド ドロップします。
      4. ステータスに含めるリスク、問題、変更、タスクの
        [ステータス レポートに含める]
        フラグを選択します。
        プロジェクト ステータス レポートのリスク、問題、変更、およびタスクの長い文字列属性(プレーンおよびリッチ テキスト形式)はサポートされていません。
  2. ステータス レポートに表示するモジュールおよび属性のリストを選択します。
    Configure Risks.gif
    1. プロジェクトの
      [ステータス]
      タブをクリックし、右側の
      [設定]
      アイコンをクリックします。
      [ステータス レポートのカスタマイズ]
      ダイアログ ボックスが表示されます。
    2. ステータスに必要なモジュールを選択します。たとえば、
      [リスク]
      を選択して[リスク]ウィジェットを追加します。
    3. [リスク]ウィジェットで、
      [設定]
      をクリックし、ステータス レポートに表示する必要がある属性を選択します。
      [タスク]ウィジェットを追加すると、WBS に基づいてタスクがソートされます。子タスクは、各親タスクの後にフラット構造で一覧表示されます。
    4. 関連する属性を選択します。
    5. Clarity
      は、ステータス レポートで利用可能な領域に基づいて、選択している属性をレポートに含めることができるかどうかを計算します。
    6. 列の最大数に達しました
      」というメッセージが表示された場合、グリッドに追加の属性を追加できません。
    7. [閉じる]
      をクリックして、変更を保存します。
プロジェクト ステータスへのカスタム属性の追加
プロジェクト ステータスは、
Clarity
のステータス レポート カスタム オブジェクトと関連付けられます。このステータス レポート オブジェクトは、PMO アクセラレータ アドインのインストール時にインストールされます。ステータス レポート オブジェクトでサポートされているデータ タイプのカスタム属性を作成している場合は、それらをプロジェクト ステータスに追加できます。このシナリオでは、Nicole は管理者に対して、その月の主要な貢献者を強調表示できる属性を作成するように要求します。管理者は属性を作成し、
Clarity
で属性が API エイリアスによって利用可能であることを確認します。Nicole は、この属性をプロジェクト ステータスに追加できるようになりました。カスタム属性を作成するには、「
Clarity
Studio のオブジェクトおよび属性
」を参照してください。
Key Contr.jpg
以下のデータ タイプを使用してカスタム属性を作成し、その属性がプロジェクト ステータスに含まれるようにすることができます。
  • 文字列
  • 長い文字列
  • 番号
  • 金額
  • ブール
  • 日付
  • 単一値のルックアップ
  • 計算された数値
  • 計算された文字列
  • 計算された日付データ
プロジェクト ステータス値の編集
また、
ステータス レポートのステータス
ルックアップを編集するように管理者に依頼して、ルックアップに追加の値を追加することもできます。その後、ステータス レポート オブジェクトを編集し、スケジュール ステータス、スコープ ステータス、コストおよび工数ステータスなどの関連する属性を編集して、各ルックアップ値に関連付けられた色を編集できます。プロジェクトの全体的なステータスは、これら 3 つの属性から導き出されます。このシナリオでは、Nicole は、管理者に
ステータス レポートのステータス
ルックアップに「
開始済み
」を追加するように依頼します。
以下の手順に従います
  1. クラシック PPM
    にログインします。
  2. [管理]
    -
    [データ管理]
    -
    [ルックアップ]
    をクリックします。
  3. フィルタ オプションを使用して、
    ステータス レポートのステータス
    ルックアップを検索して開きます。
  4. [値]
    をクリックし、
    [新規]
    ボタンを使用して新しい値を追加します。このシナリオでは、値
    [開始済み]
    追加します。
    Edit Lookup.jpg
  5. [保存して戻る]
    をクリックして、変更を保存します。
  6. [管理]
    -
    [オブジェクト]
    をクリックし、フィルタ オプションを使用して、
    ステータス レポート
    オブジェクトを検索して開きます。
  7. [属性]
    をクリックし、フィルタ オプションを使用して、関連する属性を特定して開きます。このシナリオでは、
    スケジュール ステータス
    属性を開いてみましょう。
  8. [表示マッピング]セクションを使用して、
    ステータス レポートのステータス
    ルックアップに追加した新しい値に色を関連付けます。このシナリオでは、管理者はグレーの色を値
    [開始済み]
    に関連付けます。
    Edit Color.jpg
  9. [保存して戻る]
    をクリックして、変更を確定します。
プロジェクト傾向の分析
プロジェクト傾向の分析は、プロジェクト データを使用し、ベースライン(予算、コスト、スケジュール、またはスコープ)との相違の可能性を判定するための、一般的なプロジェクト管理手法です。このデータは、特定の期間中にプロジェクトが調整されない場合に、どの程度の相違が予測されるかの予見や予知に役立てることができます。特定のトレンドを予測することができ、リスクを最小化し、チームの有効性を最大化し、プロジェクトを予定どおりに実現するために、調整を加えることができます。
ステータス レポート ゲージのトレンド インジケータ(上、下、横/中間の矢印)は、前回の発行済みステータスの値と比較した場合のゲージの最新の値に基づいています。
  • 上向き矢印
    : 最新のドラフト ステータスは、前回の発行済みステータスよりも優れています。
  • 横向き(ニュートラル)矢印
    : 最新のドラフト ステータスは、前回の発行済みステータスと同じです。
  • 下向き矢印
    : 最新のドラフト ステータスは、前回の発行済みステータスよりも劣っています。
矢印とステータス レポート ゲージの色は、最新のステータス値に基づきます。
  • : 予定どおり
  • オレンジ色
    : サポートが必要(マイナーな差異)
  • : リスク(大きい差異)
たとえば、スケジュール ゲージの緑色の上向き矢印は、プロジェクト スケジュールが上昇傾向で、稼働予定日に向けて予定どおり進んでいることを示します。ゲージの値を更新して、全体的なステータスを最新の値に基づいて更新することができます。以下の情報を使用して、さまざまなゲージのステータスを判別します。
  • プロジェクト用に残っているチーム メンバの時間を表示する
    工数のメトリック
  • プロジェクトの予算をどの程度利用できるかについての最新情報を表示する
    コスト メトリック
  • 今後の作業および完了したタスクのゲージ。
新しいプロジェクトの最初のステータス レポートには、以前のデータが存在しないため、トレンド インジケータは表示されません。追加のレポートを発行すると、最後の発行済みステータスに対して、現在のステータスを比較するトレンド分析矢印が表示されます。たとえば、現在のステータスの全体的な健全性トレンドが前回の発行済みステータスより良いと思える場合は、緑色の上向き矢印が表示されます。
以下の画像は、サンプル プロジェクトのトレンド インジケータを示しています。
The image shows trending indicators for a sample project.
ステータス レポートを使用していない場合は、プロジェクト タイルおよびプロジェクト ヘッダ上のステータス バッジ([予定どおり]、[サポートが必要][リスク])を非表示にできます。
クラシック PPM
では、ステータス レポート オブジェクトの全体ステータス属性に対する表示マッピングを削除します。詳細については、「
Clarity
Studio オブジェクト ビュー
」、「
表示マッピングの設定
」を参照してください。
プロジェクト ステータス グリッド上のタブの配置
[ステータス]タブには 2 列のグリッドがあります。プロジェクト ステータス グリッドでウィジェットを配置するには、2 つの主要なアクティビティを実行できます。
  1. 各ウィジェットの右上のアイコンを使用すると、グリッド内の必要な場所にドラッグ アンド ドロップできます。
  2. ウィジェットをドラッグして単一の列に格納するか、またはそれを展開して 2 つの列に適合させることができます。
ステータス レポートの更新、コスト メトリック、工数メトリックなどのほとんどのウィジェットでは、必要な列は 1 つだけです。1 列のウィジェットを左または右にドラッグすると、2 つの列を専有するようにすることができます。次の 2 週間、リスク、問題、変更、タスクなどの一部のウィジェットでは、通常、多くの情報が表示されるため、2 つの列に表示されます。これらのウィジェットをドラッグして、それらが 1 列に収まるように変更することはできますが、これらのグリッド内のコンテンツを読みやすくするために推奨されません。
[ステータス]ページでは、以下の 2 つのタイプのウィジェットを使用できます。
  • 1 つの列で最適に表示されるウィジェット - ステータス レポートの更新、コスト メトリック、工数メトリックなどのほとんどのウィジェットでは、必要な列は 1 つだけです。1 列のウィジェットを左または右にドラッグすると、2 つの列を専有するようにすることができます。
  • 2 つの列で最適に表示されるウィジェット - 次の 2 週間、リスク、問題、変更、タスクなどの一部のウィジェットでは、通常、多くの情報が表示されるため、2 つの列に表示されます。これらのウィジェットのサイズを変更して、1 列に収まるようにすることができます。
プロジェクト ステータス レポートのパブリッシュ
現在および以前のステータス レポートを PDF 形式でプレビューすることができます。ステータス レポートを発行し、プレビュー ステータス レポートから新しいステータス レポート インスタンスを作成することもできます。PDF は最新のステータス レポートに添付され、プロジェクトの利害関係者と共有することができます。
クラシック PPM
[管理]
-
[システム オプション]
で、.PDF が
[承認済みファイル拡張子]
であることを確認するように管理者に依頼してください。
ステータス レポートの完了
ステータス レポートが完了したら、リアルタイムで最新の更新をプレビューした後に発行ができます。レポートをプレビューするたびに、前のプレビュー ドラフトは、最新のドラフトで上書きされます。レポートを発行すると、ステータス レポートのステータス属性が
[ドラフト]
から
[最終]
に変更され、レポートの PDF ファイルが[レポート]に作成されます。
Clarity
で発行したステータス レポートのみが[レポート]に表示されます。
新しいステータス レポート
新しいステータス レポートは、最新の発行済みのステータス レポートに基づいて作成されます。新しいレポートでは、トレンドの矢印は中間色で表示され、次のレポート期間に向けて、ゲージ ステータスの変更、エントリ フィールドの編集等を行うことができます。
ステータス レポートと Microsoft ブラウザ
ステータス レポートを Internet Explorer や Microsoft Edge などの Microsoft のブラウザで表示する場合、ブラウザ上のプロジェクトの[ステータス]エリアの[レポート]タブに PDF ファイルは表示されません。代わりに、ダウンロード リンク付きのステータス レポート画像が表示されます。ステータス レポートを PDF 形式でダウンロードするには、リンクをクリックします。
以下の手順に従います。
  1. プロジェクトを開き、
    [ステータス]
    をクリックします。
  2. 以前に発行されたステータス レポート(ステータスが
    [最終]
    のもの)と現在のドラフトをすべて表示するには、
    [レポート]
    をクリックします。
    現在の
    ドラフト
    のステータス レポートは、以前に[現在のプレビュー]をクリックして現在のステータス レポートを PDF 形式でプレビューしている場合にのみ表示されます。
  3. 発行の前に、現在のステータス レポートのプレビューを生成するには、
    [現在のプレビュー]
    をクリックします。
    ステータス レポートがシステムで使用可能な最新のプロジェクト情報で更新されていることを確認するために、
    [発行]
    をクリックする前に
    [現在のプレビュー]
    をクリックすることをお勧めします。
  4. 現在のドラフト ステータス レポートを発行するには、
    [発行]
    をクリックします。
グリッド内のプロジェクト ステータスの更新
PDF ステータス レポートを表示および発行できる
[ステータス]
タブに加えて、管理者は新しい
[ステータス レポート]
グリッドを含めるようにプロジェクト ブループリントを設定することもできます。詳細については、「
Clarity
: プロジェクトと投資のブループリントの設定
」を参照してください。
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このページを使用して、プロジェクト ステータス レポート オブジェクトの標準属性およびカスタム属性を更新します。現在と過去の両方のステータス レポートの値を更新できます。
PDF ステータス レポートを生成するために[ステータス]タブを使用するか、または[ステータス レポート]グリッドを使用するかのいずれかをお勧めします。ただし、同時に両方を使用しないでください。同じプロジェクトで両方を使用すると、混乱が生じる可能性があります。たとえば、[ステータス]タブから PDF ステータス レポートを発行すると、グリッドで以下の変更が発生します。
  • 新しいステータス レポートのインスタンスが表示されます。
  • [レポート ステータス]フィールドの値が
    [ドラフト]
    から
    [最終]
    に変更されます。
  • 以前のステータス レポート インスタンスから新しいインスタンスに値がコピーされます。
グリッド内のレポート ステータスを[ドラフト]から[最終]に手動で変更する操作は、発行時に実行される処理と似ていますが、[ステータス]タブの[レポート]では PDF は作成されません。ユーザは、PDF ステータス レポートとグリッド ステータス レポート間のこの動作のギャップを認識する場合があります。グリッド上の最終ステータス レポートの値は、[ステータス]タブの[レポート]で発行可能なドラフト ステータス レポートにコピーされません。PDF ステータス ページのユーザは、自分または他のユーザがグリッド上でステータスを
[最終]
にすると PDF が生成されると期待する場合があります。しかし、そのステータス レポート レコードの PDF は生成されません。
従来の[ステータス]レポート ページまたは新しい[ステータス レポート]グリッドのどちらを使用するかを決定するには、以下の表を参照してください。
機能
ステータス ページ
ステータス レポート グリッド
プロジェクト ステータス レポート PDF を生成する
はい
いいえ
以前のステータス レポートからの値を含む新しいステータス レポートを発行する
はい
いいえ
カスタム属性を表示および編集する
はい
はい
現在および以前のステータス レポートをレビューする
  • プロジェクト マネージャには「
    ステータス レポート - すべて編集
    」アクセス権が必要
  • チーム メンバには「
    ステータス レポート - すべて表示
    」アクセス権が必要
  • ステータス レポート - 表示
    」グローバルまたはインスタンス権限は、1 つまたは複数のステータス レポート インスタンスの表示を制御する
  • ステータス レポート インスタンスの更新には「
    ステータス レポート - 編集
    」インスタンス権限および「
    ステータス レポート - すべて編集
    」グローバル アクセス権が必要
  • グリッドではステータス レポート インスタンスの削除は許可されない
保存されたビュー
いいえ
はい
フィルタリング
いいえ
はい
設定可能なレポート レイアウト セクション([キーとなる成果]、[完了タスク]、[次の 2 週間]、[工数メトリック]、[コスト メトリック]など)
はい
いいえ
* この機能に関する潜在的な既知の問題については、「変更の影響とアップグレード」ガイドを参照してください。